بریف طراحی سایت؛ قبل از سفارش چه بنویسید؟

قبل از اینکه برای طراحی سایت با یک شرکت یا تیم فریلنسر صحبت کنید، بهتر است بدانید دقیقاً چه چیزی می‌خواهید. لازم نیست از همان ابتدا درباره رنگ، فونت یا تکنولوژی سایت تصمیم بگیرید؛ چیزی که بیشتر از همه اهمیت دارد، شناخت درست نیاز کسب‌وکار است.

اینجاست که بریف طراحی سایت اهمیت پیدا می‌کند. یک بریف خوب کمک می‌کند نیازهای شما برای طراح و مجری پروژه روشن باشد، پیشنهادهای مختلف راحت‌تر مقایسه شوند و احتمال تغییرات پرهزینه در میانه پروژه کاهش پیدا کند.

در این راهنما می‌بینیم یک بریف طراحی سایت باید شامل چه اطلاعاتی باشد و قبل از سفارش سایت، چه چیزهایی را بهتر است مشخص کنید.

بریف طراحی سایت چیست؟

بریف طراحی سایت یک سند کوتاه و کاربردی است که در آن هدف، مخاطب، امکانات، ساختار و نیازهای اصلی یک پروژه وب‌سایت توضیح داده می‌شود.

این سند قرار نیست یک فایل فنی چندده‌صفحه‌ای باشد. حتی یک فایل ساده چندصفحه‌ای یا یک فرم دقیق می‌تواند برای شروع کافی باشد؛ به شرطی که اطلاعاتی را منتقل کند که روی دامنه پروژه، هزینه، زمان و خروجی نهایی تأثیر دارند.

برای مثال، گفتن اینکه «یک سایت شرکتی می‌خواهم» اطلاعات زیادی به مجری نمی‌دهد. اما اگر مشخص کنید سایت قرار است خدمات را معرفی کند، از گوگل مشتری جذب کند، نمونه‌کار داشته باشد، فرم درخواست مشاوره داشته باشد و چندین صفحه خدمات برای آن در نظر گرفته‌اید، تصویر بسیار دقیق‌تری از پروژه ایجاد می‌شود.

چرا قبل از سفارش سایت باید بریف بنویسیم؟

یکی از مشکلات رایج پروژه‌های طراحی سایت این است که کارفرما و مجری در ابتدا تصور می‌کنند درباره یک پروژه مشابه صحبت می‌کنند، اما در طول اجرا مشخص می‌شود برداشت آنها از «سایت کامل» یا «سایت حرفه‌ای» متفاوت بوده است.

بریف به کاهش این ابهام کمک می‌کند.

• نیازهای اصلی پروژه از ابتدا مشخص می‌شوند.
• مقایسه پیشنهادهای شرکت‌های مختلف ساده‌تر می‌شود.
• امکانات غیرضروری راحت‌تر شناسایی می‌شوند.
• تخمین هزینه و زمان واقع‌بینانه‌تر می‌شود.
• احتمال تغییرات اساسی در میانه پروژه کاهش پیدا می‌کند.
• تیم طراحی، محتوا و سئو تصویر مشترک‌تری از پروژه خواهند داشت.

در بریف طراحی سایت چه اطلاعاتی بنویسیم؟

۱. هدف اصلی سایت

اول از همه مشخص کنید سایت قرار است چه کاری برای کسب‌وکار شما انجام دهد.

هدف می‌تواند یکی از این موارد یا ترکیبی از آنها باشد:

• معرفی شرکت و خدمات
• دریافت سرنخ و درخواست مشاوره
• فروش اینترنتی
• رزرو یا ثبت درخواست
• انتشار محتوای آموزشی
• معرفی نمونه‌کارها
• پشتیبانی و ارائه خدمات به مشتریان فعلی

هرچه هدف دقیق‌تر باشد، تصمیم‌گیری درباره ساختار سایت و امکانات آن نیز ساده‌تر می‌شود.

۲. مخاطبان سایت چه کسانی هستند؟

فقط نوشتن «همه مردم» معمولاً کمکی به طراحی نمی‌کند. مشخص کنید مشتری اصلی شما چه کسی است.

برای مثال:

• صاحبان کسب‌وکارهای کوچک
• مدیران شرکت‌ها
• مصرف‌کننده نهایی
• مشتریان محلی یک شهر
• مشتریان سازمانی

اگر مخاطب شما نیاز یا دغدغه مشخصی دارد، همان را نیز در بریف بنویسید. این اطلاعات روی لحن محتوا، مسیر کاربر و حتی ساختار صفحات اثر می‌گذارد.

۳. چه خدمات یا محصولاتی قرار است در سایت ارائه شوند؟

فهرست اولیه خدمات یا محصولات را مشخص کنید. لازم نیست متن کامل صفحات را آماده کرده باشید؛ حتی یک فهرست ساده می‌تواند به تعریف ساختار سایت کمک کند.

مثلاً برای یک شرکت خدماتی ممکن است ساختار اولیه شامل این موارد باشد:

• صفحه اصلی
• معرفی شرکت
• خدمات
• صفحه اختصاصی هر خدمت
• نمونه‌کارها
• مقالات
• سؤالات متداول
• تماس با ما

۴. چه امکاناتی نیاز دارید؟

در این قسمت هر قابلیتی که تصور می‌کنید برای کسب‌وکار ضروری است فهرست کنید. سپس اجازه دهید تیم فنی درباره روش اجرای آن و ضرورتش نظر بدهد.

برخی نمونه‌ها:

• فروشگاه اینترنتی
• پرداخت آنلاین
• فرم درخواست مشاوره
• رزرو آنلاین
• پنل کاربری
• جست‌وجوی پیشرفته
• فیلتر محصولات
• اتصال به سیستم‌های دیگر
• وبلاگ و سیستم مدیریت محتوا
• اعلان پیامکی یا ایمیلی

نکته مهم این است که هر چیزی که می‌توانید به سایت اضافه کنید، الزاماً چیزی نیست که باید به سایت اضافه کنید. اگر قابلیتی مشکل مشخصی از مشتری یا کسب‌وکار حل نمی‌کند، بهتر است قبل از ورود به پروژه درباره آن تصمیم‌گیری شود.

۵. سایت‌های رقیب یا نمونه‌های مورد علاقه

اگر سایت‌هایی وجود دارند که ساختار، تجربه کاربری یا سبک طراحی آنها را می‌پسندید، چند نمونه را در بریف معرفی کنید.

اما بهتر است فقط لینک سایت را ارسال نکنید. مشخص کنید دقیقاً چه چیزی را در آن دوست دارید؛ مثلاً:

• سادگی صفحه اصلی
• نحوه نمایش خدمات
• ساختار منو
• فرآیند خرید
• نحوه نمایش نمونه‌کارها
• سرعت رسیدن کاربر به اطلاعات

این کار بسیار مفیدتر از جمله «یک سایت دقیقاً شبیه این می‌خواهم» است.

بخش مهمی که خیلی‌ها در بریف فراموش می‌کنند: سئو

اگر قرار است سایت از گوگل بازدید و مشتری جذب کند، بهتر است سئو از زمان تعریف پروژه وارد بریف شود، نه چند ماه بعد از طراحی.

در بریف مشخص کنید که آیا موارد زیر برای شما اهمیت دارند:

• ساختار مناسب صفحات برای موتورهای جست‌وجو
• وبلاگ و انتشار محتوای منظم
• صفحات اختصاصی خدمات یا محصولات
• سئوی محلی
• سرعت و عملکرد سایت
• ساختار URL مناسب
• امکان مدیریت عنوان و توضیحات صفحات
• اتصال ابزارهای تحلیل و سرچ کنسول

اگر سایت از ابتدا با هدف جذب ترافیک ارگانیک طراحی می‌شود، ساختار اطلاعاتی آن باید با همین هدف هماهنگ باشد. اضافه کردن سئو به یک سایت کاملاً ساخته‌شده همیشه به معنی خراب شدن پروژه نیست، اما ممکن است بعضی تصمیم‌ها را پرهزینه‌تر کند.

بودجه را در بریف بنویسیم یا نه؟

این موضوع به شرایط پروژه بستگی دارد. اگر یک بازه بودجه مشخص دارید، اعلام آن می‌تواند به مجری کمک کند راهکار متناسب با محدودیت‌های واقعی پروژه پیشنهاد دهد.

از طرف دیگر، اگر هنوز هیچ برآوردی ندارید، می‌توانید ابتدا نیازها و امکانات اصلی را مشخص کنید و سپس بر اساس محدوده پروژه درباره هزینه صحبت کنید.

به جای اینکه فقط بگویید «یک سایت ارزان می‌خواهم»، بهتر است مشخص کنید کدام امکانات برای شما ضروری و کدام موارد قابل حذف یا اجرای مرحله‌ای هستند.

زمان‌بندی پروژه را هم مشخص کنید

اگر برای راه‌اندازی سایت موعد مشخصی دارید، آن را در بریف بنویسید. برای مثال، ممکن است سایت برای شروع یک کمپین، افتتاح شعبه جدید یا آغاز فروش یک محصول جدید لازم باشد.

همچنین مشخص کنید چه چیزهایی از طرف شما آماده است و چه چیزهایی باید در پروژه تولید شود؛ مانند:

• لوگو و هویت بصری
• متن صفحات
• تصاویر
• اطلاعات محصولات
• محتوای وبلاگ
• دامنه و هاست

گاهی تأخیر پروژه نه به دلیل طراحی یا برنامه‌نویسی، بلکه به دلیل آماده نبودن محتوای موردنیاز اتفاق می‌افتد.

مالکیت دامنه، هاست و اطلاعات سایت

یکی از موارد مهمی که بهتر است قبل از شروع پروژه مشخص شود، مالکیت دارایی‌های دیجیتال است.

در قرارداد و بریف پروژه مشخص کنید دامنه، هاست، اطلاعات ورود، فایل‌های طراحی، کدها و سایر دارایی‌های مرتبط با سایت چگونه مدیریت و تحویل داده می‌شوند.

این موضوع شاید در ابتدای پروژه چندان مهم به نظر نرسد، اما در زمان تغییر شرکت مجری یا توسعه سایت می‌تواند اهمیت زیادی پیدا کند.

یک بریف خوب چه شکلی است؟

بریف خوب الزاماً طولانی نیست. مهم این است که اطلاعات تصمیم‌ساز را در اختیار مجری قرار دهد.

یک ساختار ساده می‌تواند این‌طور باشد:

چه چیزهایی را نباید فقط در بریف بنویسیم؟

بریف نقطه شروع پروژه است، نه جایگزین قرارداد.

مواردی مثل مبلغ نهایی، زمان‌بندی دقیق، تعداد دفعات اصلاح، تعهدات طرفین، شرایط پرداخت، مالکیت کد و فایل‌ها، پشتیبانی و شرایط تحویل بهتر است در قرارداد به شکل شفاف مشخص شوند.

بریف می‌گوید چه چیزی قرار است ساخته شود و چرا؛ قرارداد مشخص می‌کند این کار با چه شرایطی انجام خواهد شد.

اشتباهات رایج هنگام نوشتن بریف طراحی سایت

• تمرکز بیش از حد روی ظاهر: رنگ و ظاهر مهم است، اما هدف کسب‌وکار و تجربه کاربر باید قبل از آن مشخص شود.
• درخواست همه امکانات: اضافه کردن قابلیت‌های زیاد بدون هدف، پروژه را پیچیده‌تر و گران‌تر می‌کند.
• نادیده گرفتن سئو: اگر جذب مشتری از گوگل مهم است، باید از ابتدا در تعریف پروژه دیده شود.
• کپی کردن سایت رقیب: بهتر است مشکل و نیاز موردنظر را توضیح دهید، نه اینکه فقط ظاهر یک سایت دیگر را کپی کنید.
• نامشخص بودن مسئولیت محتوا: از ابتدا مشخص کنید متن، عکس و اطلاعات محصولات را چه کسی آماده می‌کند.
• ندیدن مسیر تبدیل: مشخص کنید کاربر بعد از ورود به سایت قرار است چه اقدامی انجام دهد؛ تماس بگیرد، فرم پر کند، خرید کند یا درخواست مشاوره بدهد.

قبل از ارسال بریف، این ۱۰ سؤال را جواب دهید

1. هدف اصلی سایت چیست؟
2. مشتری اصلی چه کسی است؟
3. مهم‌ترین محصولات یا خدمات کدام‌اند؟
4. کاربر بعد از ورود به سایت چه اقدامی باید انجام دهد؟
5. چه صفحاتی برای شروع ضروری هستند؟
6. چه امکاناتی واقعاً ضروری‌اند؟
7. آیا سایت باید از گوگل مشتری جذب کند؟
8. چه محتوایی آماده است؟
9. بودجه و زمان تقریبی پروژه چقدر است؟
10. از شرکت یا تیم طراح دقیقاً چه خروجی‌ای انتظار دارید؟

بریف خوب باید به تصمیم بهتر کمک کند

هدف از نوشتن بریف این نیست که کارفرما قبل از صحبت با طراح، خودش طراحی سایت را انجام دهد. هدف این است که مسئله کسب‌وکار را شفاف کند.

اگر دقیق بدانید سایت برای چه کسی، با چه هدفی و برای حل چه مسئله‌ای ساخته می‌شود، مقایسه پیشنهادهای طراحی سایت هم ساده‌تر خواهد شد. در این حالت به جای اینکه فقط قیمت چند شرکت را کنار هم بگذارید، می‌توانید دامنه پروژه، امکانات، ساختار، سئو، پشتیبانی و خروجی مورد انتظار را با هم مقایسه کنید.

اگر هنوز بریف ندارید، لازم نیست منتظر آماده شدن یک سند پیچیده بمانید. همین اطلاعات اولیه را جمع کنید و در جلسه مشاوره درباره ساختار مناسب سایت، امکانات ضروری، مسیر اجرای پروژه و اولویت‌های کسب‌وکارتان صحبت کنید.

برای پروژه‌هایی که هدف آنها فقط «داشتن یک سایت» نیست و قرار است سایت در جذب مشتری، معرفی خدمات یا فروش نقش داشته باشد، تعریف درست پروژه قبل از طراحی اهمیت بسیار بیشتری پیدا می‌کند. مشاوره و طراحی سایت می‌تواند از همین مرحله شروع شود؛ یعنی ابتدا نیازها مشخص شوند و بعد درباره راهکار مناسب تصمیم بگیرید.

سؤالات متداول

آیا برای سفارش طراحی سایت حتماً باید بریف داشته باشیم؟

خیر. اگر اطلاعات کافی ندارید، می‌توانید نیازهای اولیه را مطرح کنید و بریف با کمک تیم طراحی تکمیل شود. با این حال، داشتن یک بریف اولیه معمولاً باعث می‌شود جلسات و برآورد پروژه دقیق‌تر شوند.

بریف طراحی سایت چند صفحه باید باشد؟

تعداد صفحات اهمیت زیادی ندارد. یک بریف کوتاه اما دقیق که هدف، مخاطب، صفحات، امکانات، سئو، محتوا، زمان و محدودیت‌های پروژه را مشخص کند، از یک فایل طولانی و مبهم مفیدتر است.

آیا باید طراحی ظاهری سایت را هم در بریف مشخص کنیم؟

می‌توانید نمونه‌های موردعلاقه، سبک کلی یا محدودیت‌های برند را معرفی کنید، اما لازم نیست راهکار طراحی را از قبل تعیین کنید. بهتر است مسئله و هدف را توضیح دهید و تصمیم طراحی را با تیم متخصص پیش ببرید.

آیا بریف روی قیمت طراحی سایت تأثیر دارد؟

بله. تعداد صفحات، امکانات، فروشگاهی بودن، اتصال به سرویس‌های دیگر، تولید محتوا، سئو و سطح سفارشی‌سازی می‌توانند دامنه پروژه و در نتیجه هزینه را تغییر دهند. به همین دلیل برآورد بدون شناخت نیازها ممکن است دقیق نباشد.

سئو را چه زمانی باید وارد پروژه کنیم؟

اگر جذب بازدید و مشتری از موتورهای جست‌وجو برای شما مهم است، بهتر است سئو از مرحله تعریف ساختار سایت در نظر گرفته شود. این کار می‌تواند از تصمیم‌های اشتباه در معماری صفحات و ساختار محتوا جلوگیری کند.

جمع‌بندی

بریف طراحی سایت در واقع ترجمه نیازهای کسب‌وکار به یک نقشه اولیه برای شروع پروژه است. در آن باید مشخص کنید سایت برای چه هدفی ساخته می‌شود، چه مخاطبی دارد، چه صفحات و امکاناتی لازم است، سئو چه جایگاهی دارد و چه محدودیت‌هایی از نظر زمان، محتوا و بودجه وجود دارد.

هرچه این موارد قبل از سفارش شفاف‌تر باشند، احتمال اختلاف برداشت، تغییرات اساسی و هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده کمتر می‌شود. مهم‌تر از همه، به جای سفارش یک «سایت زیبا»، می‌توانید پروژه‌ای تعریف کنید که واقعاً برای کسب‌وکار شما کاربرد داشته باشد.