سیاهه داراییهای دیجیتال کسبوکار؛ چه چیزهایی را لیست کنید؟
بخش زیادی از داراییهای یک کسبوکار دیگر روی میز یا داخل انبار قرار ندارد. وبسایت، دامنه، حسابهای شبکههای اجتماعی، فایلهای مشتریان، ایمیلهای کاری، پنلهای تبلیغاتی، اطلاعات هاست و حتی دسترسی به ابزارهای مختلف، همگی میتوانند برای ادامه فعالیت یک مجموعه ضروری باشند.
مشکل از جایی شروع میشود که این داراییها بدون فهرست مشخص، بین چند نفر و چند سرویس پراکنده باشند. در این شرایط ممکن است یک حساب مهم فراموش شود، مالکیت یک دامنه مشخص نباشد یا بعد از خروج یکی از اعضای تیم، دسترسی به یک سرویس همچنان در اختیار او باقی بماند.
سیاهه داراییهای دیجیتال یا Digital Asset Inventory کمک میکند بدانید دقیقاً چه داراییهایی دارید، کجا نگهداری میشوند، چه کسی به آنها دسترسی دارد و در صورت بروز مشکل، از کجا باید پیگیری را شروع کنید.
سیاهه داراییهای دیجیتال چیست؟
سیاهه داراییهای دیجیتال یعنی یک فهرست ساختاریافته از تمام حسابها، سرویسها، فایلها، وبسایتها، دامنهها، دادهها و منابع دیجیتالی که برای کسبوکار ارزش یا کاربرد دارند.
این فهرست فقط برای شرکتهای بزرگ یا تیمهای فناوری اطلاعات نیست. حتی یک کسبوکار کوچک ممکن است دهها دارایی دیجیتال داشته باشد که هرکدام به بخشی از فعالیت روزانه آن وابسته باشند.
هدف این نیست که رمز عبور همه حسابها را در یک فایل ساده بنویسید. برعکس، اطلاعات حساس باید در ابزارهای امن مدیریت دسترسی و رمز عبور نگهداری شوند. سیاهه بیشتر باید مشخص کند چه چیزی دارید، مالک آن کیست، برای چه کاری استفاده میشود و دسترسی به آن چگونه مدیریت میشود.
۱. دامنههای اینترنتی
دامنه یکی از مهمترین داراییهای دیجیتال هر کسبوکاری است. اگر دامنه اصلی سایت یا دامنههای مرتبط با برند را فراموش کنید، ممکن است تمدید آنها با مشکل مواجه شود یا حتی مالکیتشان در معرض خطر قرار بگیرد.
در سیاهه دامنهها بهتر است مواردی مانند اینها را ثبت کنید:
- نام دامنه
- شرکت یا فرد ثبتکننده
- سرویس ثبت دامنه
- تاریخ ثبت و تاریخ انقضا
- مسئول تمدید
- وضعیت مالکیت
- دامنههای فرعی یا دامنههای قدیمی مرتبط با برند
اگر چند دامنه برای کمپینها، برندهای قبلی یا صفحات فرود داشتهاید، آنها را هم بررسی کنید. دامنهای که امروز استفاده نمیشود لزوماً بیارزش نیست.
۲. وبسایت و زیرساخت آن
خود وبسایت فقط یک آدرس اینترنتی نیست. پشت آن مجموعهای از سرویسها و دسترسیها قرار دارد که باید در سیاهه ثبت شوند.
- وبسایت اصلی و سایتهای جانبی
- هاست یا سرور
- پنل مدیریت سایت
- CMS
- حساب سرویس CDN در صورت استفاده
- گواهی SSL و سرویس مرتبط با آن
- سرویسهای پشتیبانگیری
- محیط آزمایشی یا Staging
- افزونهها و سرویسهای حیاتی متصل به سایت
در کنار نام سرویس، مشخص کنید چه کسی مسئول آن است و در صورت خرابی یا از دست رفتن دسترسی، چه کسی باید موضوع را پیگیری کند.
۳. ایمیلهای کاری
ایمیل کاری معمولاً بیشتر از یک ابزار ارتباطی ساده است. ممکن است حسابهای مختلف کسبوکار به آن متصل باشند و بازیابی چند سرویس نیز از طریق همان آدرس انجام شود.
فهرست ایمیلها میتواند شامل موارد زیر باشد:
- ایمیل عمومی شرکت
- ایمیل مدیر یا مسئول مجموعه
- ایمیل فروش
- ایمیل پشتیبانی
- ایمیل مالی
- ایمیلهای مربوط به واحدهای مختلف
- ایمیلهای مورد استفاده برای بازیابی حسابها
همچنین مشخص کنید هر حساب برای چه کاری استفاده میشود و چه کسانی مجاز به دسترسی به آن هستند.
۴. حسابهای شبکههای اجتماعی
صفحههای شبکههای اجتماعی برای بسیاری از کسبوکارها بخشی از دارایی برند محسوب میشوند. بنابراین بهتر است فقط نام صفحه را ثبت نکنید؛ مالکیت و سطح دسترسی آن را هم مشخص کنید.
- نام پلتفرم
- نام کاربری یا شناسه صفحه
- مالک اصلی حساب
- مدیران و اعضای دارای دسترسی
- ایمیل یا حساب مرتبط
- روش بازیابی حساب
- وضعیت احراز هویت دومرحلهای
اگر یک صفحه سالها توسط یک فرد اداره شده اما مالکیت واقعی آن برای کسبوکار مشخص نیست، این موضوع باید در اولویت بررسی قرار گیرد.
۵. حسابهای تبلیغاتی و بازاریابی
پنلهای تبلیغاتی هم باید در سیاهه قرار بگیرند؛ مخصوصاً اگر کسبوکار برای جذب مشتری به آنها وابسته باشد.
برای مثال میتوان این موارد را ثبت کرد:
- حسابهای تبلیغاتی
- پنلهای تحلیل کمپین
- ابزارهای ایمیل مارکتینگ
- سرویسهای ارسال پیام
- ابزارهای مدیریت لید
- حسابهای تبلیغات موتورهای جستوجو
- سرویسهای بازاریابی متصل به سایت
در این بخش بهتر است علاوه بر مالک حساب، مشخص شود چه کسی مسئول پرداخت، تنظیم کمپین و مدیریت دسترسیهاست.
۶. دادهها و فایلهای کسبوکار
بخشی از مهمترین داراییهای دیجیتال اصلاً به شکل حساب کاربری نیستند. فایلها و دادههای کسبوکار نیز باید در سیاهه دیده شوند.
- اطلاعات مشتریان
- فایلهای مالی
- قراردادها
- فاکتورها
- فایلهای فروش
- تصاویر و ویدئوهای تولیدشده
- فایلهای طراحی
- محتوای منتشرنشده
- مستندات داخلی
- بانک اطلاعاتی
- نسخههای پشتیبان
برای هر دسته مشخص کنید اطلاعات در کجا ذخیره میشود و چه افرادی به آن دسترسی دارند.
۷. فضای ذخیرهسازی ابری
Google Drive، OneDrive، Dropbox یا سرویسهای مشابه ممکن است محل نگهداری حجم زیادی از اطلاعات شرکت باشند. در سیاهه باید مشخص شود هر فضای ذخیرهسازی متعلق به چه کسی است و چه تیمهایی به آن دسترسی دارند.
اگر فایلهای مهم در حساب شخصی یکی از کارکنان قرار گرفتهاند، این مورد یک ریسک مدیریتی جدی محسوب میشود؛ زیرا با خروج آن فرد، دسترسی و مالکیت فایلها ممکن است پیچیده شود.
