شاخص سایت بعد از لانچ: KPI بعد از لانچ سایت: تبدیل، منابع ترافیک، سرعت، خطاها و سرچ کنسول.
نویسنده
تیپرینو
تاریخمطالعه
8 دقیقه
چه زمانی اتوماسیون ارزش دارد؟
اتوماسیون قرار نیست هر کاری را که بهصورت دستی انجام میشود حذف کند. در بسیاری از کسبوکارها، اجرای یک فرایند خودکار بدون اینکه حجم کار یا مشکل مشخصی وجود داشته باشد، فقط هزینه و پیچیدگی سیستم را بیشتر میکند.
سؤال اصلی این نیست که «آیا میتوانیم این فرایند را اتوماتیک کنیم؟»؛ سؤال بهتر این است که «آیا اتوماسیون برای این فرایند ارزش ایجاد میکند؟»
اگر یک کار تکراری، پرتکرار و قابلاندازهگیری باشد
یکی از بهترین نشانههای مناسببودن یک فرایند برای اتوماسیون، تکراریبودن آن است. اگر اعضای تیم هر روز یا هر هفته یک کار مشابه را با ورودی و خروجی تقریباً مشخص انجام میدهند، احتمالاً میتوان بخشی از آن را خودکار کرد.
برای مثال، ثبت لیدهای ورودی از فرم سایت، ارسال اعلان برای مسئول فروش، تغییر وضعیت یک درخواست یا انتقال اطلاعات بین دو سیستم، نمونههایی از فرایندهایی هستند که معمولاً قابلیت اتوماسیون دارند.
وقتی حجم کار از توان پیگیری دستی عبور میکند
ممکن است یک فرایند با پنج درخواست در هفته کاملاً قابل مدیریت باشد، اما وقتی تعداد درخواستها به چند ده یا چند صد مورد میرسد، احتمال خطای انسانی، تأخیر و فراموشی بیشتر میشود.
در این نقطه، اتوماسیون میتواند بخشی از بار عملیاتی را از دوش تیم بردارد؛ نه برای اینکه نیروی انسانی را حذف کند، بلکه برای اینکه زمان تیم صرف کارهایی شود که واقعاً به تصمیمگیری، ارتباط با مشتری و حل مسئله نیاز دارند.
وقتی تأخیر مستقیماً روی فروش یا رضایت مشتری اثر میگذارد
بعضی فرایندها فقط وقتگیر نیستند؛ تأخیر در آنها میتواند باعث از دست رفتن فرصت شود. مثلاً اگر لید جدیدی وارد سایت شود اما ثبت و اطلاعرسانی آن چند ساعت بعد انجام شود، ممکن است پیگیری آن به تعویق بیفتد.
در چنین شرایطی، اتوماسیون میتواند اقداماتی مانند ثبت درخواست، اطلاعرسانی داخلی و ایجاد وظیفه پیگیری را سریعتر و منظمتر کند.
وقتی خطای انسانی تکرار میشود
هر جا که یک اشتباه مشابه چندین بار تکرار میشود، باید قبل از سرزنش افراد، خود فرایند بررسی شود.
اگر اطلاعاتی مرتب اشتباه وارد میشود، وضعیت درخواستها فراموش میشود یا دادهها بین چند فایل و سیستم مختلف دوبارهکاری میشوند، شاید مسئله فقط دقت کارمند نباشد؛ ممکن است فرایند برای اجرای دستی طراحی مناسبی نداشته باشد.
اتوماسیون میتواند در چنین شرایطی بعضی کنترلها را به سیستم منتقل کند؛ البته به شرطی که منطق فرایند از ابتدا درست تعریف شده باشد.
وقتی فرایند را میتوانید دقیق تعریف کنید
اتوماسیون برای فرایندی مناسبتر است که بتوان مسیر آن را مشخص کرد:
چه چیزی وارد سیستم میشود؟
چه اتفاقی باید بعد از آن رخ دهد؟
چه کسی مسئول مرحله بعد است؟
در چه شرایطی وضعیت تغییر میکند؟
اگر خطایی رخ داد، چه اتفاقی باید بیفتد؟
اگر هنوز خود کسبوکار نمیداند فرایندش دقیقاً چگونه انجام میشود، احتمالاً زمان اتوماسیون کامل نرسیده است. ابتدا باید فرایند ساده، مستند و قابلاندازهگیری شود.
اتوماسیون چه زمانی ارزش ندارد؟
همیشه اضافهکردن اتوماسیون تصمیم درستی نیست. اگر یک کار ماهی یک یا دو بار انجام میشود، هزینه اجرای دستی آن بسیار پایین است یا فرایند دائماً تغییر میکند، ساخت یک سیستم پیچیده ممکن است بیشتر از فایدهاش هزینه داشته باشد.
همچنین اگر مشکل اصلی از تعریف اشتباه فرایند باشد، اتوماتیککردن آن مشکل را حل نمیکند؛ فقط همان اشتباه را سریعتر اجرا میکند.
قبل از اتوماسیون چه چیزهایی را اندازه بگیریم؟
برای اینکه بفهمید اتوماسیون واقعاً ارزش داشته، بهتر است وضعیت فعلی را ثبت کنید. مثلاً:
تعداد دفعات انجام فرایند در هفته یا ماه
زمانی که تیم برای انجام آن صرف میکند
تعداد خطاها یا موارد فراموششده
مدت زمان پاسخگویی یا انتقال اطلاعات
تعداد افرادی که در فرایند دخالت دارند
هزینه تقریبی اجرای دستی
بعد از اجرای اتوماسیون، همین شاخصها را دوباره بررسی کنید. اگر زمان، خطا یا تأخیر کاهش پیدا کرده و هزینه اجرای سیستم نیز منطقی بوده است، میتوان گفت اتوماسیون برای آن فرایند ارزش ایجاد کرده است.
یک مثال ساده از اتوماسیون ارزشمند
فرض کنید یک کسبوکار هر روز تعدادی درخواست از سایت دریافت میکند. در روش دستی، یک نفر باید فرمها را بررسی کند، اطلاعات را در فایل دیگری وارد کند و سپس به مسئول فروش اطلاع دهد.
اگر این فرایند روزانه تکرار شود، اتوماسیون میتواند ثبت درخواست، ارسال اعلان و ایجاد رکورد پیگیری را به یک جریان مشخص تبدیل کند.
در این حالت ارزش اصلی اتوماسیون فقط «صرفهجویی در چند دقیقه» نیست؛ بلکه کاهش احتمال گمشدن لید، منظمشدن پیگیری و ایجاد قابلیت اندازهگیری است.
اتوماسیون خوب، از یک مشکل مشخص شروع میشود
بهترین نقطه شروع معمولاً یک سیستم بزرگ و پیچیده نیست. یک فرایند مشخص را انتخاب کنید که پرتکرار است، زمان میگیرد یا خطای آن هزینه ایجاد میکند. سپس همان بخش را اندازهگیری و سادهسازی کنید.
اگر نتیجه مثبت بود، میتوان مرحله بعدی را به سیستم اضافه کرد. این رویکرد معمولاً از اجرای یک پروژه بزرگ اتوماسیون بدون شناخت دقیق نیازهای واقعی کسبوکار، کمریسکتر و قابلکنترلتر است.
جمعبندی
اتوماسیون زمانی ارزشمند است که یک مشکل واقعی را حل کند؛ نه صرفاً به این دلیل که یک فرایند قابلیت خودکارشدن دارد.
تکرار بالا، حجم زیاد، خطای قابلتوجه، تأخیر در پاسخگویی و امکان اندازهگیری از مهمترین نشانههایی هستند که میتوانند یک فرایند را به گزینه مناسبی برای اتوماسیون تبدیل کنند.
برای کسبوکاری که چندین کانال دریافت درخواست، فروش یا عملیات دارد، قدم بعدی میتواند بررسی کل فرایند و مشخصکردن نقاطی باشد که واقعاً ارزش خودکارشدن دارند. در چنین شرایطی، بهجای اتوماتیککردن همهچیز، بهتر است ابتدا یک فرایند مشخص انتخاب، اندازهگیری و سپس برای آن راهکار مناسب طراحی شود.
