اکسل برای تحلیل مقطعی، محاسبات و بررسی دادهها ابزار بسیار خوبی است؛ اما وقتی گزارش هفتگی هر بار از چند فایل مختلف جمعآوری میشود، اطلاعات بین چند نفر جابهجا میشود و مدیر باید برای رسیدن به یک عدد ساده منتظر بماند، مشکل دیگر خود اکسل نیست؛ مشکل، فرآیند گزارشگیری دستی است.
هدف از اتوماسیون گزارشگیری این نیست که از فردا استفاده از اکسل را متوقف کنید. هدف این است که کارهای تکراری، کپیکردن دادهها، ساخت دوباره گزارشها و جمعآوری دستی اطلاعات مدیریتی کمتر شود تا تیم زمان بیشتری برای تحلیل و تصمیمگیری داشته باشد.
مسیر درست معمولاً از تعریف شاخصها و مشخصکردن منبع داده شروع میشود، نه از خرید اولین ابزار BI یا طراحی یک داشبورد مدیریتی پیچیده.
چطور گزارشگیری با اکسل را خودکار کنیم؟
برای خودکار کردن گزارشگیری با اکسل، ابتدا گزارشهای تکراری را شناسایی کنید، یکی از مهمترین گزارشها را انتخاب کنید، منبع اصلی داده را مشخص کنید و سپس یک خروجی خودکار یا نیمهخودکار برای آن بسازید.
اگر امروز تیم شما برای تهیه گزارش فروش، گزارش موجودی، گزارش مالی یا گزارش عملکرد هر هفته اطلاعات را از چند فایل اکسل جمع میکند، همین فرآیند میتواند نقطه شروع مناسبی برای اتوماسیون گزارشگیری باشد.
کدام گزارش را اول خودکار کنیم؟
قرار نیست تمام گزارشهای سازمان را همزمان خودکار کنید. برای فاز اول اتوماسیون گزارشها بهتر است گزارشی را انتخاب کنید که مرتب تکرار میشود، قوانین مشخصی دارد و تصمیمهای واقعی کسبوکار به آن وابسته هستند.
برای مثال، اگر مدیر فروش هر هفته به گزارش فروش هفتگی نیاز دارد و تهیه آن چند ساعت زمان میبرد، این گزارش معمولاً گزینه بهتری برای شروع نسبت به یک تحلیل موردی و یکباره است.
در مقابل، گزارشهای اکتشافی، تحلیلهای خاص یا فایلهایی که فقط گاهی برای یک تصمیم مشخص استفاده میشوند، میتوانند فعلاً در اکسل باقی بمانند.
پیشنیازهای اتوماسیون گزارشگیری
قبل از اینکه سراغ ابزارهای اتوماسیون کسبوکار یا داشبورد بروید، باید وضعیت دادهها مشخص باشد. اگر داده ورودی نامنظم باشد، خودکارسازی فقط همان بینظمی را سریعتر تکرار میکند.
- تعریف یکسان فیلدها: مثلاً تاریخ سفارش، مبلغ فروش و وضعیت پرداخت در همه سیستمها معنی یکسانی داشته باشند.
- یک منبع داده مشخص: بهجای چند فایل موازی، مشخص باشد عدد نهایی از کجا میآید.
- مسئول داده: فرد یا تیم مشخصی مسئول صحت و بهروزرسانی اطلاعات باشد.
- تعریف شاخصها: مشخص باشد هر عدد در گزارش دقیقاً چه چیزی را اندازهگیری میکند.
فاز اول اتوماسیون گزارشها چگونه اجرا شود؟
لازم نیست برای شروع یک داشبورد مدیریتی پیشرفته طراحی کنید. گاهی یک خروجی منظم از نرمافزار فروش، یک فایل CSV استاندارد یا یک قالب ثابت اکسل میتواند بخش بزرگی از مشکل گزارشگیری دستی را حل کند.
برای مثال، اگر اطلاعات فروش هر روز از نرمافزار فروش دریافت میشود، میتوان جریان گزارش را طوری طراحی کرد که دادهها در یک ساختار مشخص قرار بگیرند و گزارش فروش بدون کپیکاری مداوم آماده شود.
بعد از اینکه این فرآیند پایدار شد، میتوان آن را به یک گزارش خودکار، داشبورد مدیریتی یا سیستم گزارشگیری کاملتر تبدیل کرد.
اگر هنوز سه نفر از اعضای تیم هر هفته اطلاعات را بین فایلهای مختلف کپی میکنند، حذف همین مرحله باید اولویت اول باشد.
مرز بین اکسل و سامانه گزارشگیری چیست؟
اکسل ابزار بدی نیست. اکسل برای تحلیل داده، مدلسازی، محاسبات، سناریوسازی و بررسیهای موردی همچنان کاربرد زیادی دارد.
مشکل زمانی ایجاد میشود که فایل اکسل به منبع اصلی اطلاعات عملیاتی تبدیل شود؛ یعنی سفارش، موجودی، سرنخ فروش یا اطلاعات مالی فقط در فایلهای پراکنده نگهداری شوند و چند نفر همزمان نسخههای مختلفی از همان اطلاعات را ویرایش کنند.
در این شرایط، باید مشخص کنید کدام فایل یا سیستم منبع حقیقت داده است و کدام فایل فقط برای تحلیل استفاده میشود.
هرچه تعداد سفارشها، مشتریها، تراکنشها و اعضای تیم بیشتر شود، وابستگی به فایلهای پراکنده میتواند ریسک خطا، دوبارهکاری و تأخیر در گزارشگیری مدیریتی را افزایش دهد.
کنترل کیفیت داده قبل از اتوماسیون
یکی از مهمترین مراحل خودکارسازی گزارشها، بررسی کیفیت داده است.
اگر دو نفر از یک ستون اکسل دو برداشت متفاوت داشته باشند، مثلاً یکی «فروش» را مبلغ فاکتور و دیگری مبلغ وصولشده بداند، ساخت گزارش خودکار مشکل را حل نمیکند؛ فقط اختلاف را سریعتر در اختیار مدیر قرار میدهد.
به همین دلیل بهتر است قبل از اجرای اتوماسیون گزارشگیری، برای هر شاخص تعریف مشخصی داشته باشید: نام شاخص، فرمول محاسبه، منبع داده و بازه زمانی.