ROI اتوماسیون با ساعت آزادشده، کاهش خطا و سرعت پاسخ اندازه گرفته میشود — نه حس خوب.
نویسنده
تیپرینو
تاریخمطالعه
9 دقیقه
اگر نتوانید اثر اتوماسیون را با چند شاخص مشخص اندازه بگیرید، توجیه بودجه برای مرحله بعد دشوار میشود. برای سنجش بازگشت سرمایه لازم نیست از ابتدا مدل مالی پیچیدهای بسازید؛ کافی است قبل از اجرا وضعیت فعلی را با چند عدد ثبت کنید و بعد از اجرا همان شاخصها را دوباره اندازه بگیرید.
بازگشت سرمایه اتوماسیون را چطور بسنجیم؟
هزینه پیادهسازی و نگهداری را با ارزش زمان آزادشده، کاهش خطاها و در صورت امکان، کاهش درآمد از دسترفته مقایسه کنید.
نکته مهم این است که فقط به کاهش هزینه نیروی انسانی نگاه نکنید. اتوماسیون ممکن است با کاهش زمان پاسخگویی، کم شدن خطا، جلوگیری از فروش بیش از موجودی یا سرعت دادن به فرآیند فروش نیز ارزش اقتصادی ایجاد کند.
قبل از شروع چه عددهایی را ثبت کنیم؟
برای اینکه بتوانید نتیجه پروژه را با وضعیت قبلی مقایسه کنید، چند شاخص پایه را قبل از اجرای اتوماسیون ثبت کنید.
زمان کار دستی: چند ساعت در هفته صرف انجام فرآیندی میشود که قرار است خودکار شود؟
تعداد خطاها: در ماه چند خطا، مغایرت یا فروش بیش از موجودی اتفاق میافتد؟
زمان پاسخگویی: اگر پروژه مربوط به فروش یا لید است، میانگین زمان پاسخ به درخواستهای جدید چقدر است؟
هزینه اجرا: هزینه نرمافزار، پیادهسازی، اتصال سیستمها و سایر هزینههای مستقیم را از ابتدا ثبت کنید.
فرمول ساده برای محاسبه اثر مالی
برای یک برآورد اولیه میتوانید ارزش ماهانه اتوماسیون را بهصورت زیر محاسبه کنید:
ارزش ماهانه ≈ (ساعت آزادشده × هزینه هر ساعت) + (کاهش خطا × هزینه هر خطا) + اثر درآمدی محتاطانه
سپس برای یک برآورد ساده از ROI سالانه:
ROI ≈ (ارزش سالانه − هزینه سالانه) ÷ هزینه سالانه
این محاسبه قرار نیست یک پیشبینی قطعی از آینده باشد. بهتر است فرضها را محافظهکارانه انتخاب کنید و فقط اثری را وارد محاسبه کنید که بتوانید برای آن داده یا مبنای مشخصی ارائه دهید. اغراق در نتیجه، اعتماد به گزارش اتوماسیون را کاهش میدهد.
هزینههای پنهان اتوماسیون را فراموش نکنید
هزینه پروژه فقط مبلغی نیست که برای راهاندازی اولیه پرداخت میکنید. چند هزینه دیگر نیز ممکن است در طول مسیر ایجاد شوند.
آموزش تیم: کارکنان باید بدانند فرآیند جدید چگونه کار میکند و در چه شرایطی باید مداخله کنند.
نگهداری و تغییرات: با تغییر نرمافزارها، فرآیندها یا نیازهای کسبوکار ممکن است اتوماسیون نیز نیاز به اصلاح داشته باشد.
مدیریت استثناها: حتی یک فرآیند خودکار نیز ممکن است در شرایط خاص نیاز به بررسی انسانی داشته باشد. زمان رسیدگی به این موارد را در برآورد هزینه لحاظ کنید.
شاخصها را قبل و بعد از اجرا مقایسه کنید
شاخص
قبل از اتوماسیون
بعد از اتوماسیون
ساعت کار دستی در هفته
ثبت شود
اندازهگیری شود
تعداد خطا در ماه
ثبت شود
اندازهگیری شود
زمان پاسخ به لید
ثبت شود
اندازهگیری شود
هزینه اجرای فرآیند
ثبت شود
مقایسه شود
فاز اول را چطور عملی کنیم؟
یک هدف قابلاندازهگیری مشخص کنید: مثلاً کاهش زمان پاسخ به لید یا کاهش تعداد ورودهای دستی.
وضعیت فعلی را با عدد ثبت کنید: بدون داده پایه، مقایسه نتیجه قبل و بعد دشوار خواهد بود.
کوچکترین نسخه قابل اجرا را انتخاب کنید: ابتدا یک فرآیند مشخص را خودکار کنید و نتیجه آن را بسنجید.
مسئول و مهلت را مشخص کنید: مشخص باشد چه کسی شاخصها را بررسی میکند و ارزیابی در چه تاریخی انجام میشود.
بعد از حدود دو هفته نتیجه را بررسی کنید: دادههای جدید را با وضعیت اولیه مقایسه کنید و بعد درباره توسعه پروژه تصمیم بگیرید.
اشتباهاتی که محاسبه ROI را بیاعتبار میکنند
حساب کردن فقط هزینه لایسنس: هزینه واقعی میتواند شامل پیادهسازی، آموزش، نگهداری، تغییرات و زمان مدیریت استثناها نیز باشد.
نادیده گرفتن هزینه نگهداری: اگر اتوماسیون برای چند سال استفاده خواهد شد، هزینههای دورهای را نیز در محاسبه لحاظ کنید.
اعلام موفقیت بدون داده پایه: اگر قبل از شروع ندانید فرآیند چقدر زمان میبرد یا چند خطا ایجاد میکند، اثبات بهبود بعد از اجرا دشوار خواهد بود.
نسبت دادن تمام بهبودها به اتوماسیون: اگر همزمان چند تغییر دیگر در فرآیند انجام شده باشد، بهتر است اثر هر تغییر را جداگانه بررسی کنید و همه نتیجه را به اتوماسیون نسبت ندهید.
سوالات متداول
اگر اثر اتوماسیون کیفی باشد چه کنیم؟
حتی در موارد کیفی نیز میتوان تا حد امکان یک شاخص قابلاندازهگیری پیدا کرد. برای مثال، بهجای عبارت «رضایت تیم بهتر شد»، میتوان تعداد شکایتهای داخلی، زمان انجام فرآیند یا یک شاخص عملیاتی مشخص را بررسی کرد.
چقدر طول میکشد ROI اتوماسیون مشخص شود؟
به نوع فرآیند و مقیاس پروژه بستگی دارد. در یک فاز اول کوچک، ممکن است در همان هفتههای ابتدایی سیگنالهایی مانند کاهش زمان کار دستی یا کاهش خطا دیده شود؛ اما برای تصمیمگیری نهایی بهتر است دادهها در یک بازه مناسب جمعآوری شوند.
آیا کاهش زمان کار دستی بهتنهایی برای اثبات ROI کافی است؟
نه همیشه. زمان آزادشده یکی از مهمترین شاخصهاست، اما بهتر است در کنار کاهش خطا، سرعت پاسخگویی، هزینه عملیاتی یا اثر درآمدی بررسی شود تا تصویر کاملتری از ارزش پروژه به دست آید.
اگر میخواهید قبل از اجرای اتوماسیون، اثر احتمالی آن را با شاخصهای مشخص بررسی کنید، صفحه اتوماسیون مبتنی بر شاخص را ببینید یا از طریق درخواست برآورد اثر، فرآیند فعلی و اولویتهای کسبوکارتان را با تیپرینو بررسی کنید.
