از ازدیاد ابزارهای نرمافزاری چطور جلوگیری کنیم؟
هرچه یک کسبوکار رشد میکند، معمولاً تعداد ابزارهای نرمافزاری مورد استفاده آن هم بیشتر میشود. یک ابزار برای مدیریت پروژه، یکی برای ارتباط با مشتری، چند ابزار برای گزارشگیری، یک سرویس برای فرمها، ابزار دیگری برای ایمیل، یک پلتفرم برای پیامرسانی و چند سرویس دیگر که هرکدام در مقطعی برای حل یک مشکل انتخاب شدهاند.
مشکل از جایی شروع میشود که تعداد ابزارها از نیاز واقعی سازمان بیشتر شود. در این حالت، تیم بهجای اینکه کارها را سریعتر انجام دهد، باید بین سیستمهای مختلف جابهجا شود، اطلاعات را چند بار وارد کند و برای پیدا کردن یک داده مشخص، چند ابزار را بررسی کند.
به این وضعیت معمولاً Tool Sprawl یا پراکندگی بیش از حد ابزارهای نرمافزاری گفته میشود.
چرا زیاد شدن ابزارهای نرمافزاری مشکلساز میشود؟
هر ابزار جدید در نگاه اول ممکن است یک مشکل مشخص را حل کند؛ اما باید هزینه واقعی آن را در کل فرآیند کسبوکار دید.
با افزایش تعداد ابزارها ممکن است:
- اطلاعات مشتری در چند سیستم مختلف پخش شود.
- کارمندان مجبور شوند یک اطلاعات را چند بار وارد کنند.
- گزارشها بین ابزارهای مختلف پراکنده شوند.
- هزینه اشتراکهای ماهانه افزایش پیدا کند.
- مدیریت دسترسی کاربران دشوارتر شود.
- آموزش نیروهای جدید زمان بیشتری بگیرد.
- وابستگی به سرویسهای مختلف افزایش پیدا کند.
- خطا در انتقال اطلاعات بیشتر شود.
- مشخص نباشد کدام ابزار منبع اصلی اطلاعات است.
بنابراین مشکل فقط «تعداد زیاد نرمافزارها» نیست؛ مشکل اصلی زمانی ایجاد میشود که این ابزارها فرآیندهای کسبوکار را پیچیدهتر کنند.
قبل از خرید ابزار جدید، مشکل را دقیق تعریف کنید
یکی از بهترین راههای جلوگیری از Tool Sprawl این است که خرید ابزار را از راهحل مشکل جدا کنیم.
قبل از اینکه یک سرویس جدید تهیه کنید، مشخص کنید دقیقاً چه مشکلی وجود دارد.
برای مثال، اگر تیم میگوید «ما به یک ابزار جدید برای مدیریت مشتری نیاز داریم»، باید مشخص شود مشکل اصلی چیست:
- اطلاعات مشتری پراکنده است؟
- پیگیری لیدها انجام نمیشود؟
- یادآوریها فراموش میشوند؟
- گزارشگیری دشوار است؟
- اطلاعات بین فروش و پشتیبانی منتقل نمیشود؟
ممکن است مشکل واقعی با اصلاح فرآیند یا اتصال دو سیستم موجود حل شود و اصلاً نیازی به خرید ابزار جدید نباشد.