نیازمندیهای سایت را چطور از تیم داخلی جمع کنیم؟
یکی از مهمترین مراحل طراحی یا بازطراحی سایت، قبل از انتخاب قالب، طراحی صفحه اصلی یا حتی صحبت درباره امکانات فنی اتفاق میافتد: جمعآوری نیازمندیها از تیم داخلی.
در بسیاری از پروژهها هر واحد سازمانی تصویر متفاوتی از سایت دارد. تیم فروش یک چیز میخواهد، پشتیبانی روی موضوع دیگری تأکید میکند، مدیر مجموعه اهداف تجاری متفاوتی دارد و تیم فنی نیز محدودیتها و ملاحظات خودش را مطرح میکند.
اگر این خواستهها بدون ساختار جمع شوند، نتیجه معمولاً یک فهرست طولانی و پراکنده از درخواستهاست؛ نه یک سند قابل استفاده برای طراحی و اجرای سایت.
هدف از جمعآوری نیازمندی این نیست که هر چیزی که هر عضو تیم میخواهد وارد پروژه شود. هدف این است که نیازهای واقعی کسبوکار، کاربران، تیمهای داخلی و محدودیتهای فنی به مجموعهای روشن، اولویتبندیشده و قابل اجرا تبدیل شوند.
اول مشخص کنید سایت قرار است چه مسئلهای را حل کند
قبل از اینکه از اعضای تیم درباره رنگ، صفحه، فرم یا قابلیتهای موردنظرشان سؤال کنید، باید هدف اصلی پروژه مشخص باشد.
برای مثال، ممکن است هدف سایت یکی از این موارد باشد:
- افزایش سرنخهای فروش
- دریافت درخواست مشاوره
- فروش آنلاین
- معرفی خدمات شرکت
- کاهش تماسهای تکراری پشتیبانی
- ارائه اطلاعات محصولات
- جذب مشتریان سازمانی
- بهبود تجربه کاربران سایت فعلی
- یکپارچه شدن سایت با CRM یا سایر سیستمهای داخلی
اگر هدف اصلی مشخص نباشد، هر واحد میتواند نیازهای خودش را بهعنوان اولویت اصلی پروژه مطرح کند.
از هر واحد سؤال یکسان نپرسید
یکی از اشتباهات رایج این است که یک فرم عمومی برای همه واحدها ارسال شود و از همه بخواهیم «نیازهای سایت را بنویسند».
این سؤال بیش از حد کلی است و معمولاً پاسخهایی مثل «سایت مدرن باشد»، «سرعت بالا باشد»، «صفحه معرفی خدمات داشته باشیم» یا «امکانات بیشتری اضافه شود» تولید میکند.
بهتر است پرسشها متناسب با نقش هر تیم طراحی شوند.
از تیم فروش چه بپرسیم؟
- مشتریها قبل از خرید چه سؤالهایی میپرسند؟
- کدام اطلاعات باعث میشود مشتری راحتتر تصمیم بگیرد؟
- مشتری معمولاً از چه صفحهای وارد فرایند فروش میشود؟
- چه اطلاعاتی باید از کاربر دریافت شود؟
- کدام سرنخها ارزش بیشتری برای تیم فروش دارند؟
از تیم پشتیبانی چه بپرسیم؟
- مشتریان درباره چه موضوعاتی بیشتر سؤال میکنند؟
- کدام سؤالها را میتوان با محتوای مناسب سایت پاسخ داد؟
- در سایت فعلی کاربران در چه بخشهایی دچار مشکل میشوند؟
- آیا نیاز به مرکز راهنما، FAQ یا سیستم ثبت درخواست وجود دارد؟
از تیم بازاریابی چه بپرسیم؟
- مهمترین کانالهای جذب ترافیک چیست؟
- صفحات فرود موردنیاز کداماند؟
- چه نوع تبدیلهایی باید اندازهگیری شوند؟
- سایت باید برای چه گروههایی از مخاطبان محتوا و مسیر جدا داشته باشد؟
از تیم فنی چه بپرسیم؟
- سایت باید به چه سیستمهایی متصل شود؟
- چه محدودیتهای زیرساختی وجود دارد؟
- احراز هویت یا سطح دسترسی خاصی نیاز است؟
- چه اطلاعاتی باید بین سایت و سیستمهای داخلی جابهجا شود؟
- محدودیتهای امنیتی یا نگهداری چیست؟
به جای «چه امکاناتی میخواهید؟» درباره مشکل سؤال کنید
در جمعآوری نیازمندی، سؤال درباره راهحل خیلی زود مطرح میشود.
برای مثال یک عضو تیم میگوید: «ما یک پنل اختصاصی میخواهیم.»
اما قبل از ثبت این درخواست باید مشخص شود این پنل قرار است چه مشکلی را حل کند.
ممکن است بعد از بررسی مشخص شود که مسئله اصلی فقط مشاهده چند گزارش است و میتوان آن را با یک داشبورد ساده یا اتصال سایت به سیستم موجود حل کرد.
بنابراین بهتر است برای هر درخواست این سؤالها پرسیده شود:
- مشکل فعلی چیست؟
- چه کسی با این مشکل مواجه است؟
- الان این کار چگونه انجام میشود؟
- چه چیزی در فرایند فعلی ناکارآمد است؟
- اگر این قابلیت ایجاد شود، چه نتیجهای باید ایجاد کند؟
- آیا راهحل دیگری برای این مشکل وجود دارد؟
این روش کمک میکند نیاز واقعی از راهحلی که صرفاً به ذهن یک نفر رسیده است جدا شود.
خواستهها را به نیازمندی قابل اجرا تبدیل کنید
عبارت «سایت باید حرفهای باشد» برای تیم طراحی قابل اجرا نیست.
اما میتوان همین خواسته را به مجموعهای از نیازهای مشخص تبدیل کرد:
- ساختار صفحه خدمات باید امکان مقایسه خدمات را فراهم کند.
- کاربر باید بتواند در کمتر از چند مرحله درخواست مشاوره ارسال کند.
- اطلاعات تماس در صفحات اصلی بهسادگی قابل دسترسی باشد.
- صفحات خدمات قابلیت توسعه برای سئو داشته باشند.
هرچه نیازمندی دقیقتر نوشته شود، احتمال اختلاف برداشت میان کارفرما و تیم طراحی کمتر خواهد شد.
نیازمندیها را در چند دسته قرار دهید
برای اینکه فهرست درخواستها قابل مدیریت باشد، بهتر است نیازمندیها از ابتدا دستهبندی شوند.
نیازمندیهای تجاری
این موارد به اهداف کسبوکار مربوط هستند؛ مانند افزایش فروش، جذب سرنخ، معرفی خدمات یا کاهش هزینه پشتیبانی.
نیازمندیهای کاربران
این بخش توضیح میدهد کاربران چه کارهایی باید بتوانند در سایت انجام دهند و چه اطلاعاتی برای تصمیمگیری نیاز دارند.
نیازمندیهای محتوایی
صفحات، دستهبندیها، مقالات، راهنماها، FAQ و سایر محتواهایی که سایت به آنها نیاز دارد در این بخش قرار میگیرند.
نیازمندیهای فنی
اتصال به CRM، درگاه پرداخت، سیستم حسابداری، ابزارهای تحلیلی، احراز هویت، API و سایر ملاحظات فنی در این دسته قرار میگیرند.
نیازمندیهای عملیاتی
باید مشخص شود بعد از راهاندازی سایت چه تیمی قرار است محتوا، سفارشها، درخواستها، کاربران یا سایر بخشها را مدیریت کند.
همه نیازمندیها ارزش یکسان ندارند
اگر از پنج واحد سازمانی درخواست جمع کنید، احتمالاً خیلی زود با فهرستی طولانی روبهرو میشوید. در این مرحله نباید همه موارد را بدون بررسی وارد برنامه توسعه کنید.
برای هر نیازمندی بهتر است حداقل چهار سؤال مشخص شود:
- این نیاز چه مشکلی را حل میکند؟
- چه تعداد کاربر یا مشتری از آن استفاده میکنند؟
- تأثیر آن بر کسبوکار چقدر است؟
- اجرای آن چه هزینه و پیچیدگیای دارد؟
بعد میتوان نیازمندیها را به سه سطح تقسیم کرد:
- ضروری: بدون آن پروژه یا فرایند اصلی ناقص است.
- مهم: ارزش قابلتوجهی ایجاد میکند اما نبود آن مانع راهاندازی نیست.
- قابل بررسی در آینده: ایده خوبی است اما برای نسخه اول ضروری نیست.
یک نفر را مسئول جمعبندی کنید
اگر قرار باشد طراح یا تیم توسعه مستقیماً از پنج یا شش نفر مختلف درخواست دریافت کند، احتمال تناقض و رفتوبرگشت زیاد میشود.
بهتر است از هر واحد یک نماینده مشخص شود و یک نفر نیز مسئول جمعبندی نهایی نیازمندیها باشد.
این فرد لزوماً مدیر پروژه فنی نیست؛ مهم این است که بتواند نظرات واحدها را جمع کند، موارد متناقض را مشخص کند و برای تصمیمهای نهایی مسیر مشخصی داشته باشد.
جلسه جمعآوری نیازمندی را به جلسه ایدهپردازی تبدیل نکنید
جلسه نیازمندی اگر بدون دستور جلسه برگزار شود، خیلی سریع به فهرستی از ایدهها تبدیل میشود.
بهتر است جلسه ساختار مشخصی داشته باشد:
- هدف پروژه
- مشکلات سایت یا فرایند فعلی
- نیازهای هر واحد
- نیازهای کاربران
- نیازمندیهای فنی
- محدودیتها
- اولویتبندی
- موارد نیازمند تصمیم
- اقدامات بعدی و مسئول هر اقدام
اگر در جلسه درباره یک قابلیت اختلاف نظر ایجاد شد، لازم نیست همان لحظه همه چیز حل شود. میتوان آن مورد را بهعنوان «نیازمند تصمیم» ثبت کرد تا بر اساس اطلاعات و اهداف پروژه بررسی شود.
سایت فعلی را هم بهعنوان منبع نیازمندی بررسی کنید
گاهی بهترین نیازمندیها از صحبتهای تیم داخلی به دست نمیآیند؛ بلکه در رفتار کاربران و مشکلات واقعی سایت فعلی دیده میشوند.
برای مثال:
- صفحهای بازدید زیادی دارد اما تبدیل کمی ایجاد میکند.
- کاربران مرتباً با پشتیبانی درباره یک موضوع سؤال میکنند.
- فرم دریافت درخواست بیش از حد طولانی است.
- کاربران یک مسیر مشخص را پیدا نمیکنند.
- تیم محتوا برای انتشار یک صفحه ساده به فرایند پیچیدهای نیاز دارد.
بنابراین بهتر است دادههای سایت، گزارشهای پشتیبانی، اطلاعات فروش و بازخورد کاربران نیز در کنار نظرات تیم داخلی بررسی شوند.
نیازمندیهای سئو را از ابتدا وارد پروژه کنید
یکی از اشتباهات رایج این است که سئو بعد از طراحی سایت به پروژه اضافه شود.
در زمان جمعآوری نیازمندیها باید مواردی مانند ساختار URL، صفحات خدمات، دستهبندی محتوا، قابلیت مدیریت عنوان و توضیحات صفحات، لینکسازی داخلی، صفحات فرود، ریدایرکتها و ساختار محتوایی در نظر گرفته شوند.
اگر این موارد از ابتدا در معماری سایت دیده شوند، اجرای آنها معمولاً سادهتر از زمانی است که سایت کامل شده و باید ساختار آن اصلاح شود.