فاکتور دستی دیر صادر میشود و پیگیری وصول فراموش میگردد. رویداد فروش را به فاکتور وصل کنید.
نویسنده
تیپرینو
تاریخمطالعه
8 دقیقه
تأخیر در صدور و پیگیری فاکتور فقط یک مشکل اداری نیست؛ میتواند مستقیماً روی نقدینگی کسبوکار اثر بگذارد. وقتی تیم فروش یا مالی مجبور باشد اطلاعات سفارش را دوباره وارد کند، هم زمان بیشتری مصرف میشود و هم احتمال خطای انسانی بالا میرود. اتوماسیون فاکتور میتواند این مسیر را از ثبت سفارش تا پیگیری وصول منظمتر کند.
اتوماسیون صدور و پیگیری فاکتور؛ پاسخ کوتاه
پس از تأیید سفارش یا ثبت رویداد مشخص مانند تحویل، پیشنویس فاکتور بهصورت خودکار ایجاد شود، اطلاعات آن برای تیم مالی ارسال شود و وضعیت سررسید و وصول نیز در یک جریان مشخص پیگیری شود.
هدف فاز اول، حذف کنترل انسانی نیست؛ بلکه حذف ورود دوباره اطلاعات و کارهای تکراری است تا تیم مالی بتواند روی مواردی که واقعاً به بررسی نیاز دارند تمرکز کند.
فاز اول اتوماسیون صدور فاکتور
قالب استاندارد فاکتور: ساختار فاکتور را از ابتدا مشخص کنید تا اطلاعات ضروری در تمام فاکتورها یکسان باشد.
شماره یکتا: برای هر فاکتور یک شماره مشخص و قابل پیگیری در نظر بگیرید تا جستوجو و تطبیق اسناد سادهتر شود.
ایجاد از روی سفارش: اطلاعات مشتری، کالا یا خدمت و مبلغ، تا حد امکان از سفارش تأییدشده دریافت شود و دوباره وارد نشود.
اعلان به تیم مالی: پس از ایجاد یا تأیید فاکتور، وضعیت آن به فرد یا واحد مسئول اطلاع داده شود.
پیگیری فاکتور و وصول مطالبات
صدور فاکتور پایان فرآیند نیست. اگر پیگیری پرداخت همچنان به حافظه افراد وابسته باشد، بخشی از مزیت اتوماسیون از بین میرود.
یادآوری سررسید: پیش از رسیدن موعد پرداخت و در صورت نیاز بعد از آن، یادآوری متناسب با وضعیت فاکتور ارسال شود.
ثبت وضعیت پرداخت: مشخص باشد هر فاکتور در چه وضعیتی قرار دارد؛ مانند صادرشده، در انتظار پرداخت، پرداختشده یا معوق.
گزارش فاکتورهای معوق: تیم مالی باید بتواند فاکتورهای پرداختنشده و سررسید گذشته را سریع شناسایی و پیگیری کند.
کنترل انسانی را حذف نکنید
اتوماسیون مالی به معنی حذف تمام کنترلهای انسانی نیست. برای بعضی تراکنشها بهتر است یک مرحله تأیید دستی در جریان باقی بماند.
تأیید مبالغ بالا: برای فاکتورهایی که از یک سقف مشخص بیشتر هستند، تأیید مسئول مربوطه قبل از صدور نهایی انجام شود.
مغایرت با حسابداری: در بازههای مشخص، اطلاعات فاکتورها با سیستم حسابداری تطبیق داده شود تا اختلافها بهموقع شناسایی شوند.
مقایسه صدور و پیگیری دستی با اتوماسیون
فرآیند دستی
فرآیند خودکار
تأخیر در صدور فاکتور
ایجاد فاکتور بر اساس رویداد مشخص
فراموش شدن پیگیری سررسید
یادآوری خودکار
ورود دوباره اطلاعات و احتمال خطا
انتقال اطلاعات از سفارش
پیگیری پراکنده وضعیت پرداخت
ثبت وضعیت در یک جریان مشخص
فاز اول را چطور عملی کنیم؟
یک هدف قابل اندازهگیری مشخص کنید: مثلاً کاهش زمان صدور فاکتور یا کاهش فاکتورهای معوق.
وضعیت فعلی را با عدد ثبت کنید: تعداد فاکتورها، زمان متوسط صدور و تعداد موارد معوق را بررسی کنید.
کوچکترین نسخه قابل اجرا را جدا کنید: ابتدا فقط صدور فاکتور از روی سفارش و یک مرحله ساده پیگیری را اجرا کنید.
مسئول و مهلت را مشخص کنید: مشخص باشد چه کسی فرآیند را کنترل میکند و چه زمانی باید نتیجه بررسی شود.
بعد از دو هفته نتیجه را بررسی کنید: بر اساس دادههای واقعی، مشخص کنید کدام بخشها نیاز به اصلاح یا توسعه دارند.
اشتباهاتی که پروژه اتوماسیون فاکتور را گران میکنند
صدور فاکتور بدون تأیید وضعیت سفارش یا تحویل: اگر نقطه شروع صدور مشخص نباشد، ممکن است فاکتور زودتر یا دیرتر از زمان مناسب ایجاد شود.
نداشتن شماره یکتا: بدون یک شناسه مشخص، تطبیق فاکتور با سفارش و پرداخت دشوارتر میشود.
نادیده گرفتن برگشت از فروش: فرآیند فاکتور باید برای برگشت، اصلاح یا لغو نیز مسیر مشخصی داشته باشد؛ در غیر این صورت اطلاعات مالی با وضعیت واقعی سفارش هماهنگ نمیماند.
اتصال ناقص به حسابداری: اگر اطلاعات بین فروش و حسابداری دوباره وارد شود، بخشی از خطا و کار تکراری همچنان باقی خواهد ماند.
سوالات متداول
آیا اتوماسیون فاکتور باید به نرمافزار حسابداری متصل باشد؟
در حالت ایدهآل، بله؛ اما لازم نیست اتصال کامل از همان فاز اول اجرا شود. میتوان فاز اول را در سامانه فروش یا فرآیند داخلی کسبوکار شروع کرد و پس از پایدار شدن جریان، اتصال به حسابداری را توسعه داد.
آیا اتوماسیون صدور فاکتور برای کسبوکارهای خدماتی هم کاربرد دارد؟
بله. در کسبوکارهای خدماتی میتوان صدور فاکتور را به رویدادهایی مانند پایان خدمت، تحویل پروژه یا رسیدن به یک milestone مشخص متصل کرد.
آیا تمام فاکتورها باید بدون تأیید انسانی صادر شوند؟
نه لزوماً. برای مبالغ بالا، مشتریان خاص یا شرایط استثنایی میتوان مرحله تأیید انسانی تعریف کرد و صدور خودکار را برای موارد عادی نگه داشت.
اگر بعد از این راهنما میخواهید فرآیند صدور، ارسال و پیگیری فاکتور را در کسبوکارتان منظمتر کنید، صفحه اتوماسیون مالی را ببینید یا از طریق درخواست طراحی جریان فاکتور، فرآیند فعلی و اولویتهای کسبوکارتان را با تیپرینو بررسی کنید.
