فاز ۱ اتوماسیون را چطور کوچک و نتیجهدار تعریف کنیم؟
فاز ۱ باید تمامشدنی باشد: یک ورودی، یک قانون، یک خروجی قابل اندازهگیری.
نویسنده
تیپرینو
تاریخمطالعه
9 دقیقه
بسیاری از پروژههای اتوماسیون نه بهخاطر پیچیدگی فنی، بلکه به این دلیل شکست میخورند که فاز اول بیش از حد بزرگ تعریف میشود. وقتی قرار باشد همزمان چند فرآیند، چند نرمافزار و چند تیم درگیر شوند، پروژه خیلی زود از یک اقدام قابلکنترل به یک برنامه سنگین تبدیل میشود. فاز اول خوب باید کوچک باشد، زمان مشخص داشته باشد و اثر آن با یک شاخص قابلاندازهگیری دیده شود.
فاز اول اتوماسیون را چطور کوچک و نتیجهدار تعریف کنیم؟
یک فرآیند، یک کانال ورودی، یک اقدام خودکار، یک شاخص و یک تاریخ مشخص برای پایان.
هدف فاز اول این نیست که تمام اتوماسیون کسبوکار را پیادهسازی کنید. باید یک بخش مشخص از فرآیند را انتخاب کنید که هم ارزش واقعی ایجاد کند و هم بتوان نتیجه آن را در مدت کوتاه بررسی کرد.
قالب تعریف فاز اول اتوماسیون
فرآیند: دقیقاً مشخص کنید قرار است کدام فرآیند تغییر کند؛ برای مثال ثبت لیدهای ورودی سایت.
ورودی: فقط منبعی را مشخص کنید که در این فاز قرار است وارد فرآیند شود؛ مثلاً فرم تماس سایت.
اقدام خودکار: بعد از دریافت فرم، اطلاعات در سیستم ذخیره شود، برای تیم فروش اعلان ارسال شود و یک پیام تأیید برای کاربر فرستاده شود.
شاخص: یک معیار مشخص برای سنجش نتیجه تعریف کنید؛ مثلاً کاهش زمان پاسخگویی به لیدهای جدید به کمتر از ۳۰ دقیقه.
خارج از محدوده: مواردی مانند اتصال حسابداری، ساخت اپلیکیشن موبایل یا توسعه کامل CRM را در فاز اول وارد نکنید، مگر اینکه مستقیماً برای هدف اصلی ضروری باشند.
معیار پایان فاز اول چیست؟
پیش از شروع پروژه مشخص کنید چه زمانی میتوان گفت فاز اول تمام شده است.
سناریوی اصلی بدون دخالت دستی اجرا میشود: مسیر اصلی فرآیند باید از ورودی تا اقدام نهایی، بدون کار دستی غیرضروری اجرا شود.
استثناها مستند شدهاند: مشخص باشد اگر اطلاعات ناقص بود، سرویس در دسترس نبود یا شرایط غیرعادی رخ داد، چه اتفاقی باید بیفتد.
یک نفر مالک فرآیند است: حداقل یک نفر باید بداند سیستم چگونه کار میکند و در صورت بروز مشکل چه کسی باید آن را پیگیری کند.
بعد از فاز اول چه کنیم؟
بعد از پایان فاز اول، صرفاً بهدلیل اینکه امکان توسعه وجود دارد، سراغ مرحله بعد نروید. ابتدا بررسی کنید آیا شاخصی که در ابتدای پروژه تعیین کردهاید واقعاً بهتر شده است یا نه.
اگر نتیجه مثبت بود، موارد توسعه بعدی را بر اساس اثر کسبوکاری و اولویت مرتب کنید. اضافه کردن قابلیتهای جدید نباید صرفاً بر اساس هیجان یا ایدههای پراکنده انجام شود.
چه چیزی در فاز اول باشد و چه چیزی نباشد؟
در محدوده فاز اول
خارج از محدوده فاز اول
یک فرم مشخص
تمام فرمهای سازمان
یک اعلان برای تیم مربوطه
پیادهسازی کامل CRM سفارشی
یک گزارش ساده برای سنجش نتیجه
ساخت داشبورد کامل سازمانی
یک فرآیند مشخص
اتوماسیون تمام فرآیندهای مرتبط
فاز اول را چطور عملی کنیم؟
یک هدف قابلاندازهگیری بنویسید: مشخص کنید قرار است چه چیزی بهتر شود و با چه عددی آن را بسنجید.
وضعیت فعلی را ثبت کنید: قبل از اجرای اتوماسیون، زمان، تعداد خطا یا حجم کار دستی را اندازهگیری کنید.
کوچکترین نسخه قابل اجرا را جدا کنید: فقط بخش ضروری فرآیند را برای فاز اول انتخاب کنید.
مسئول و مهلت را مشخص کنید: مالک فرآیند، مسئول پیگیری و تاریخ پایان باید از ابتدا مشخص باشند.
بعد از حدود دو هفته نتیجه را بررسی کنید: عملکرد نسخه اول را با وضعیت قبلی مقایسه کنید و سپس درباره توسعه تصمیم بگیرید.
اشتباهاتی که پروژه اتوماسیون را گران میکنند
فاز اول بدون تاریخ پایان: وقتی زمان مشخصی برای پایان وجود نداشته باشد، محدوده پروژه بهمرور بزرگتر میشود.
شاخص کیفی و مبهم: عباراتی مانند «بهبود فرآیند» یا «سریعتر شدن کار» برای سنجش نتیجه کافی نیستند. شاخص باید تا حد امکان قابلاندازهگیری باشد.
گسترش محدوده در میانه پروژه: اضافه شدن قابلیتها و فرآیندهای جدید بدون بازتعریف زمان و محدوده، یکی از دلایل رایج طولانی شدن پروژههای اتوماسیون است.
تلاش برای حل تمام استثناها در نسخه اول: اگر بخش زیادی از زمان پروژه صرف پوشش دادن حالتهای نادر شود، ممکن است اصل فرآیند هیچوقت به مرحله اجرا نرسد.
سوالات متداول
فاز اول اتوماسیون چند هفته باید طول بکشد؟
برای یک فرآیند محدود، معمولاً میتوان یک بازه حدود ۱ تا ۳ هفته را بهعنوان نقطه شروع در نظر گرفت. مدت واقعی به پیچیدگی فرآیند، ابزارهای موجود و تعداد سیستمهای درگیر بستگی دارد.
اگر در فاز اول استثناهای زیادی وجود داشت چه کنیم؟
قبل از پیچیدهتر کردن اتوماسیون، بررسی کنید آیا خود فرآیند را میتوان سادهتر کرد یا نه. در بسیاری از موارد، سادهسازی فرآیند قبل از خودکارسازی نتیجه بهتری از اضافه کردن شرطها و استثناهای متعدد دارد.
آیا میتوان چند فرآیند را همزمان وارد فاز اول کرد؟
اگر هدف کنترلپذیر و قابلاندازهگیری نباشد، بهتر است این کار را انجام ندهید. برای شروع، یک فرآیند مشخص با ورودی و خروجی روشن معمولاً انتخاب مناسبتری است.
اگر بعد از این راهنما میخواهید یک فرآیند مشخص را برای فاز اول اتوماسیون انتخاب و اجرا کنید، صفحه اجرای فاز اول اتوماسیون را ببینید یا از طریق تعریف محدوده پروژه، فرآیند و اولویتهای کسبوکارتان را با تیپرینو مشخص کنید.
