وقتی یک تیم هر روز بخشی از زمانش را صرف ورود اطلاعات، انتقال داده بین نرمافزارها، تهیه گزارش یا انجام کارهای تکراری میکند، معمولاً اولین راهحل «اتوماسیون» به نظر میرسد. اما اتوماسیون همیشه به معنی استفاده از RPA نیست.
RPA و اتوماسیون کسبوکار دو مفهوم نزدیکاند، اما مسئلهای که حل میکنند یکسان نیست. انتخاب اشتباه میتواند باعث شود برای یک مشکل فرآیندی، فقط یک ربات بسازید؛ در حالی که ریشه مشکل، نبود یکپارچگی بین سیستمها یا طراحی نامناسب فرآیند است.
RPA با اتوماسیون کسبوکار چه فرقی دارد؟؛ پاسخ کوتاه
RPA معمولاً برای اجرای خودکار کارهای تکراری و قانونمحور روی نرمافزارهای موجود استفاده میشود؛ اما اتوماسیون کسبوکار نگاه گستردهتری دارد و میتواند کل فرآیند، جریان داده، ارتباط بین سامانهها و نقاط تصمیمگیری را بازطراحی و خودکار کند.
به زبان ساده، RPA بیشتر شبیه یک نیروی دیجیتال است که کارهای مشخص را طبق دستور انجام میدهد. اتوماسیون کسبوکار اما میتواند از مرحله شروع درخواست تا ثبت اطلاعات، پردازش، تأیید، انتقال داده و گزارشدهی را بهعنوان یک فرآیند واحد بررسی کند.
RPA دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟
RPA یا اتوماسیون فرایند رباتیک معمولاً برای کارهایی مناسب است که مراحل مشخص، تکراری و قابل پیشبینی دارند. ربات میتواند با نرمافزارهای موجود کار کند و اقداماتی شبیه کاری که یک کاربر انجام میدهد، بهصورت خودکار تکرار کند.
برای مثال، فرض کنید اطلاعات یک سفارش در یک سیستم ثبت شده و کارمند باید همان اطلاعات را در نرمافزار دیگری وارد کند، یک فایل گزارش بسازد و نتیجه را برای واحد دیگری ارسال کند. اگر این مراحل همیشه تقریباً یکسان باشند، RPA میتواند گزینه مناسبی باشد.
RPA چه زمانی منطقیتر است؟
- سیستم قدیمی دارید و امکان تغییر یا تعویض سریع آن وجود ندارد.
- نرمافزار موردنظر API مناسبی برای اتصال مستقیم ندارد.
- کار موردنظر حجم زیادی دارد و مرتب تکرار میشود.
- قوانین انجام کار مشخص و نسبتاً ثابت هستند.
- میخواهید بدون تغییر گسترده در نرمافزار اصلی، بخشی از کار را خودکار کنید.
- زمان اجرای پروژه اهمیت زیادی دارد و یک راهحل عملیاتی سریعتر لازم است.
اتوماسیون کسبوکار چه تفاوتی دارد؟
اتوماسیون کسبوکار فقط به خودکار کردن یک کار محدود نمیشود. در این رویکرد، کل مسیر انجام یک فرآیند بررسی میشود تا مشخص شود اطلاعات از کجا وارد میشوند، کجا پردازش میشوند، چه کسی تصمیم میگیرد، چه سامانههایی درگیر هستند و نتیجه چگونه به مرحله بعد منتقل میشود.
به همین دلیل ممکن است راهحل نهایی اصلاً RPA نباشد. گاهی یک API، وبسرویس، سیستم مدیریت فرآیند، اتصال مستقیم پایگاههای داده یا ترکیبی از چند ابزار، راهحل بهتری ایجاد میکند.
اتوماسیون فرآیندی کجا بهتر است؟
- اطلاعات باید بین سایت، CRM، انبار، حسابداری و پشتیبانی جابهجا شود.
- چند نرمافزار مختلف برای یک فرآیند استفاده میشوند.
- دادهها در سیستمهای جداگانه ثبت شده و بین آنها مغایرت ایجاد میشود.
- دوبارهکاری انسانی به دلیل جزیرهای بودن سامانهها زیاد است.
- میخواهید وضعیت هر درخواست را از ابتدا تا انتها قابل پیگیری کنید.
- گزارشها باید بر اساس یک منبع اطلاعاتی معتبر و هماهنگ تولید شوند.
یک مثال ساده برای تشخیص RPA و اتوماسیون
فرض کنید هر روز یکی از کارکنان شرکت اطلاعات فاکتورها را از یک نرمافزار قدیمی میخواند و در سامانه دیگری وارد میکند.
اگر نرمافزار قدیمی API ندارد، ساختن یک ربات برای خواندن اطلاعات و انتقال آن به سیستم دوم میتواند یک راهحل منطقی باشد. در این حالت، RPA مانند یک پل بین دو سیستم عمل میکند.
اما اگر مشکل اصلی این باشد که سفارش، انبار، حسابداری و پشتیبانی هر کدام اطلاعات جداگانهای دارند و کارکنان مرتب مجبور به ورود مجدد دادهها هستند، ساختن یک ربات برای کپی کردن اطلاعات لزوماً مشکل اصلی را حل نمیکند.
در چنین شرایطی بهتر است ابتدا معماری فرآیند و ارتباط بین سیستمها بررسی شود.
RPA همیشه بهترین انتخاب نیست
یکی از اشتباهات رایج این است که هر کار تکراری را مناسب RPA بدانیم. تکراری بودن فقط یکی از معیارهاست.
اگر فرآیند از ابتدا اشتباه طراحی شده باشد، ربات میتواند همان فرآیند اشتباه را با سرعت بیشتری اجرا کند. همچنین اگر نرمافزارها باید مرتب با یکدیگر تبادل داده داشته باشند، اتصال مستقیم و اصولی ممکن است در بلندمدت از شبیهسازی فعالیت کاربر بهتر باشد.
قاعده ساده این است: اگر مشکل شما «اجرای دستی یک کار مشخص» است، RPA میتواند گزینه خوبی باشد؛ اگر مشکل «نحوه طراحی و ارتباط کل فرآیند» است، ابتدا باید سراغ اتوماسیون فرآیندی و یکپارچهسازی بروید.
چطور بین RPA و اتوماسیون کسبوکار تصمیم بگیریم؟
قبل از انتخاب ابزار، فرآیند را از ابتدا تا انتها روی کاغذ یا یک فلوچارت ساده مشخص کنید. سپس این سؤالها را بپرسید:
| سؤال | اگر پاسخ «بله» باشد |
|---|---|
| آیا کار مراحل مشخص و تقریباً ثابت دارد؟ | RPA میتواند گزینه مناسبی باشد. |
| آیا سیستم فعلی API ندارد و فعلاً قابل تعویض نیست؟ | RPA میتواند بهعنوان پل موقت یا عملیاتی استفاده شود. |
| آیا چند سامانه باید داده مشترک داشته باشند؟ | یکپارچهسازی و اتوماسیون فرآیندی را بررسی کنید. |
| آیا اطلاعات یک فرآیند در چند محل مختلف ثبت میشود؟ | ابتدا جریان داده و معماری فرآیند را اصلاح کنید. |
| آیا خطای کوچک میتواند هزینه زیادی ایجاد کند؟ | مدیریت خطا، نظارت و مسیر رسیدگی به استثناها باید از ابتدا طراحی شود. |
| آیا فرآیند مرتب تغییر میکند؟ | قبل از RPA، پایداری فرآیند و هزینه نگهداری را بررسی کنید. |