اولین اتصال باید پرحجمترین دوبارهکاری را حذف کند؛ نه جذابترین تکنولوژی را.
نویسنده
تیپرینو
تاریخمطالعه
9 دقیقه
فهرست اتصالهای ممکن بین سامانهها معمولاً خیلی سریع بزرگ میشود؛ اما شروع همزمان چند اتصال، بیشتر از اینکه سرعت ایجاد کند، پروژه را پیچیده و فرسایشی میکند. برای شروع یکپارچهسازی سامانهها بهتر است یک جریان مشخص را انتخاب کنید، آن را تا انتها اجرا کنید و بعد سراغ اتصالهای بعدی بروید.
اولین یکپارچهسازی سامانه را چطور انتخاب کنیم؟
بهترین گزینه برای فاز اول، لزوماً پیچیدهترین یا مهمترین سامانه سازمان نیست. معمولاً باید سراغ فرایندی بروید که بیشترین دوبارهکاری یا خطای انسانی را ایجاد میکند و در عین حال دادههای نسبتاً آمادهای دارد.
برای مثال، اگر کارکنان هر هفته اطلاعات فرمهای سایت را بهصورت دستی وارد نرمافزار مدیریت مشتریان میکنند، همین جریان میتواند گزینه مناسبی برای شروع باشد. هدف فاز اول این نیست که تمام سامانههای شرکت به هم متصل شوند؛ هدف این است که یک مشکل واقعی، قابلاندازهگیری و پرتکرار برطرف شود.
معیارهای انتخاب اولین اتصال
برای اینکه انتخاب بیشتر بر اساس داده باشد تا حدس، هر فرایند را با چند معیار ساده بررسی کنید:
زمان دوبارهکاری: هر هفته چند ساعت برای انتقال یا ورود دوباره اطلاعات صرف میشود؟
هزینه خطای انسانی: اشتباه در انتقال داده چه هزینه، تأخیر یا مشکلی ایجاد میکند؟
آمادگی داده: آیا کدها، شناسهها و قالب اطلاعات در دو سامانه قابل تطبیق هستند؟
وابستگی به افراد: آیا انجام این کار فقط به دانش یا حضور یک نفر خاص وابسته است؟
تکرارپذیری: آیا این فرایند مرتب تکرار میشود یا فقط در شرایط خاص اتفاق میافتد؟
هرچه یک فرایند پرتکرارتر، پرهزینهتر و آمادهتر باشد، معمولاً گزینه بهتری برای شروع یکپارچهسازی است.
نمونههای مناسب برای شروع
بعضی جریانهای کاری به دلیل تکرار زیاد و ساختار نسبتاً مشخص داده، برای فاز اول مناسبتر هستند. برای مثال:
فرم سایت ← مدیریت مشتریان: اطلاعات فرم بهصورت خودکار وارد سامانه مدیریت مشتریان شود.
سفارش ← انبار: ثبت سفارش باعث ایجاد یا بهروزرسانی اطلاعات موجودی شود.
فاکتور ← حسابداری: اطلاعات فاکتور بدون ورود دوباره به سامانه حسابداری منتقل شود.
انتخاب نهایی باید بر اساس وضعیت واقعی کسبوکار انجام شود؛ یک اتصال ساده که هر روز استفاده میشود، ممکن است ارزش بیشتری از یک پروژه پیچیده و کمکاربرد داشته باشد.
فاز اول یکپارچهسازی باید چه خروجی داشته باشد؟
فاز اول را کوچک اما کامل تعریف کنید. در پایان این مرحله بهتر است حداقل سه خروجی مشخص داشته باشید:
یک جریان کامل از ابتدا تا انتها: داده از نقطه شروع وارد شود و بدون انتقال دستی غیرضروری به مقصد برسد.
امکان پایش خطا: اگر انتقال اطلاعات انجام نشد، تیم بتواند آن را تشخیص دهد.
مستند کوتاه اجرایی: مشخص باشد اتصال چگونه کار میکند و در صورت بروز مشکل چه کسی باید آن را بررسی کند.
این رویکرد باعث میشود فاز اول فقط یک نمونه نمایشی نباشد و واقعاً در عملیات روزانه استفاده شود.
جدول تصمیمگیری برای انتخاب اتصال
وضعیت فرایند
ارزیابی
دردسر زیاد + داده آماده
گزینه مناسب برای شروع و ایجاد نتیجه سریع
دردسر زیاد + داده نامنظم
ابتدا پاکسازی و استانداردسازی داده
پیچیدگی زیاد + استفاده کم
معمولاً مناسب فاز اول نیست
فرایند پرتکرار + ورود دستی
گزینه جدی برای بررسی اتوماسیون
فاز اول را چطور عملی کنیم؟
یک هدف قابلاندازهگیری تعیین کنید. مثلاً کاهش سه ساعت ورود دستی داده در هفته.
وضعیت فعلی را با عدد ثبت کنید. زمان، تعداد خطاها و تعداد دفعات انجام فرایند را مشخص کنید.
کوچکترین نسخه قابل اجرا را جدا کنید. فقط همان بخشی را انتخاب کنید که بیشترین ارزش را ایجاد میکند.
مسئول و زمان اجرا را مشخص کنید. معلوم باشد چه کسی تصمیمگیرنده و چه کسی مسئول اجرای کار است.
نتیجه را بعد از اجرا اندازهگیری کنید. بررسی کنید زمان، خطا یا دوبارهکاری واقعاً کاهش یافته است یا نه.
بر اساس نتیجه فاز بعدی را تعیین کنید. اگر اتصال موفق بود، سراغ جریان بعدی بروید؛ اگر نبود، ابتدا مشکل همان اتصال را اصلاح کنید.
اشتباهاتی که هزینه یکپارچهسازی را بالا میبرند
شروع از ظاهر بهجای عملیات: ساخت گزارشهای زیبا بدون حل یک مشکل واقعی، ارزش محدودی ایجاد میکند.
نداشتن مالک کسبوکار: اگر کسی در تیم مسئول نتیجه نهایی نباشد، حتی اتصال فنی موفق هم ممکن است در عمل استفاده نشود.
بزرگکردن بیدلیل دامنه پروژه: اضافهکردن چند سامانه و چند جریان از همان ابتدا، عیبیابی و مدیریت پروژه را دشوار میکند.
نادیدهگرفتن کیفیت داده: اگر اطلاعات اولیه ناسازگار، تکراری یا ناقص باشد، اتصال سامانهها فقط همان مشکل را با سرعت بیشتری منتقل میکند.
اگر سامانه رابط برنامهنویسی نداشته باشد چه کنیم؟
نداشتن رابط برنامهنویسی لزوماً به معنی غیرممکن بودن یکپارچهسازی نیست. در بعضی پروژهها میتوان از خروجی فایل، انتقال زمانبندیشده یا روشهای مناسب دیگر استفاده کرد. البته انتخاب روش به ساختار سامانه، حجم داده، حساسیت اطلاعات و محدودیتهای فنی بستگی دارد.
چند اتصال را همزمان اجرا کنیم؟
برای فاز اول، معمولاً بهتر است یک اتصال اصلی را انتخاب کنید و همان را تا رسیدن به وضعیت پایدار پیش ببرید. وقتی فرایند اول قابلاعتماد شد، تجربه، مستندات و الگوی فنی آن میتواند برای اتصالهای بعدی استفاده شود.
سوالات متداول
اولین اتصال بین چه سامانههایی باشد؟
سامانهای را انتخاب کنید که یک فرایند پرتکرار و پرهزینه را پوشش میدهد، دادههای آن نسبتاً آماده است و نتیجه اتصال را میتوان با شاخصهایی مثل زمان یا تعداد خطا اندازهگیری کرد.
اگر دادههای دو سامانه با هم یکسان نباشند چه کنیم؟
پیش از اجرای اتصال، شناسهها، قالب داده و قواعد نامگذاری را بررسی و در صورت نیاز استاندارد کنید. کیفیت پایین داده میتواند کل پروژه را تحت تأثیر قرار دهد.
آیا فاز اول باید همه سامانهها را پوشش دهد؟
خیر. هدف فاز اول اثبات یک جریان واقعی و ایجاد نتیجه قابلاندازهگیری است. پس از پایدارشدن آن، میتوان اتصالهای بعدی را مرحلهبهمرحله اضافه کرد.
از کجا بفهمیم یکپارچهسازی موفق بوده است؟
قبل از اجرا یک معیار مشخص تعیین کنید؛ مثلاً کاهش زمان ورود دستی، کاهش خطا یا حذف یک مرحله تکراری. بعد از اجرا همان معیار را دوباره اندازهگیری کنید.
اگر بعد از بررسی این معیارها آماده انتخاب اولین اتصال هستید، صفحه یکپارچهسازی سامانهها را ببینید. همچنین میتوانید از طریق انتخاب اولین اتصال، وضعیت فرایندهای فعلی و اولویتهای کسبوکار را بررسی کنید تا فاز اول بر اساس یک مسئله واقعی و قابلاندازهگیری تعریف شود.
