قبل از خرید ابزار، فرآیند را روی کاغذ بکشید تا اتوماسیون هزینه اضافه نسازد.
نویسنده
تیپرینو
تاریخمطالعه
10 دقیقه
نقشهبرداری فرآیند قبل از اتوماسیون؛ از شناخت وضعیت فعلی تا طراحی مسیر بهتر
خیلی از کسبوکارها وقتی با یک فرآیند تکراری و زمانبر مواجه میشوند، سریع به سراغ اتوماسیون میروند. یک نرمافزار انتخاب میکنند، چند ابزار را به هم متصل میکنند و انتظار دارند مشکل برطرف شود. اما اگر خود فرآیند از ابتدا درست شناخته نشده باشد، اتوماسیون فقط همان بینظمی قبلی را با سرعت بیشتری تکرار میکند.
اینجاست که نقشهبرداری فرآیند قبل از اتوماسیون اهمیت پیدا میکند. پیش از اینکه مشخص کنیم چه چیزی باید خودکار شود، باید بدانیم امروز کار دقیقاً چگونه انجام میشود، چه کسانی درگیر هستند، اطلاعات از کجا وارد میشود، کجا تصمیمگیری انجام میشود و در چه مرحلهای زمان یا منابع از دست میرود.
نقشهبرداری فرآیند چیست؟
نقشهبرداری فرآیند یعنی نمایش مرحلهبهمرحله یک فعالیت کاری از شروع تا پایان. این نقشه میتواند بسیار ساده باشد؛ از یک فهرست مراحل گرفته تا فلوچارت یا نمودار دقیقتر.
برای مثال، در یک کسبوکار ممکن است فرآیند ثبت سفارش به این شکل باشد:
دریافت درخواست مشتری
ثبت اطلاعات در سیستم
بررسی موجودی یا ظرفیت
تأیید سفارش
ارسال اطلاعات برای واحد مربوطه
انجام سفارش
اطلاعرسانی به مشتری
در نگاه اول همهچیز ساده به نظر میرسد؛ اما وقتی هر مرحله را دقیق بررسی کنیم، ممکن است مشخص شود بخشی از اطلاعات دوباره وارد میشود یا برای یک تأیید ساده چند نفر باید با یکدیگر هماهنگ شوند.
چرا قبل از اتوماسیون باید فرآیند را ترسیم کنیم؟
اتوماسیون قرار است یک فرآیند را بهتر کند، نه اینکه صرفاً تعداد کلیکهای آن را کاهش دهد. اگر فرآیند فعلی ایراد داشته باشد، انتقال همان فرآیند به یک سیستم جدید لزوماً مشکل را حل نمیکند.
نقشهبرداری کمک میکند قبل از هزینه کردن برای ابزار و توسعه، نقاط ضعف موجود را پیدا کنیم.
مراحل تکراری مشخص میشوند
گلوگاههای فرآیند پیدا میشوند
وظایف افراد بهتر تفکیک میشوند
ورودی و خروجی هر مرحله مشخص میشود
وابستگیهای غیرضروری کاهش پیدا میکنند
مراحل مناسب برای اتوماسیون راحتتر شناسایی میشوند
از کجا شروع کنیم؟
برای نقشهبرداری لازم نیست از همان ابتدا سراغ نرمافزارهای پیچیده بروید. یک کاغذ، وایتبرد یا ابزار ساده ترسیم فرآیند هم برای شروع کافی است.
ابتدا فقط یک فرآیند مشخص را انتخاب کنید؛ مثلاً «ثبت سفارش»، «صدور فاکتور»، «پاسخ به درخواست مشتری» یا «تأیید مرخصی کارکنان». سپس آن را از اولین اتفاق تا آخرین خروجی دنبال کنید.
در این مرحله سعی کنید وضعیت واقعی را بنویسید، نه فرآیندی که روی کاغذ قرار است وجود داشته باشد.
وضعیت واقعی را ثبت کنید، نه فرآیند ایدهآل را
یکی از مهمترین نکات در نقشهبرداری فرآیند همین است. گاهی مدیر تصور میکند یک درخواست ابتدا در سیستم ثبت میشود و بعد به واحد مربوطه میرود، اما در عمل کارمند ابتدا پیام واتساپ را میبیند، اطلاعات را در یک فایل اکسل وارد میکند و بعد آن را برای همکار خود ارسال میکند.
برای اتوماسیون باید همین واقعیت ثبت شود.
پرسشهایی مثل اینها کمک میکنند:
در عمل درخواست از کجا وارد میشود؟
چه کسی اولین اقدام را انجام میدهد؟
اطلاعات کجا ثبت میشود؟
آیا اطلاعات دوباره وارد میشود؟
چه زمانی فرآیند متوقف میشود؟
چه کسی باید تصمیم بگیرد؟
اگر فرد مسئول حضور نداشته باشد چه اتفاقی میافتد؟
۵ جزء اصلی هر نقشه فرآیند
برای اینکه نقشه شما قابل استفاده باشد، بهتر است حداقل پنج بخش مشخص داشته باشد:
ورودی: چه چیزی فرآیند را شروع میکند؟
مراحل: چه فعالیتهایی انجام میشوند؟
تصمیمها: در کجا باید بین چند مسیر انتخاب شود؟
مسئول: هر مرحله توسط چه فرد یا واحدی انجام میشود؟
خروجی: فرآیند در نهایت چه نتیجهای تولید میکند؟
همین ساختار ساده میتواند بخش زیادی از ابهام موجود در فرآیندهای سازمانی را از بین ببرد.
گلوگاه فرآیند را پیدا کنید
همه مراحل یک فرآیند به یک اندازه مشکلساز نیستند. ممکن است یک مرحله فقط چند ثانیه زمان ببرد، اما مرحله دیگری باعث شود کار چند ساعت یا حتی چند روز متوقف شود.
این نقاط همان گلوگاههای فرآیند هستند.
برای پیدا کردن آنها به زمان انتظار، تعداد رفتوبرگشت اطلاعات، وابستگی به افراد خاص و تعداد خطاها توجه کنید.
گاهی مشخص میشود مشکل اصلی کمبود نیروی انسانی نیست؛ بلکه یک تأیید دستی ساده باعث ایجاد صف بزرگی از کارها شده است.
کدام بخشها برای اتوماسیون مناسبترند؟
بعد از ترسیم فرآیند، باید مشخص کنیم کدام مراحل واقعاً ارزش خودکارسازی دارند.
معمولاً کارهایی که تکراری، قانونمحور و قابل پیشبینی هستند، گزینههای مناسبی برای اتوماسیون محسوب میشوند.
ثبت و انتقال اطلاعات
ارسال اعلان و یادآوری
تولید گزارشهای تکراری
دستهبندی درخواستها
ثبت وضعیت سفارشها
ایجاد وظیفه برای افراد
ارسال پیامهای مشخص بر اساس یک رویداد
در مقابل، تصمیمهایی که به قضاوت انسانی، مذاکره یا بررسی شرایط پیچیده نیاز دارند، ممکن است بهتر باشد همچنان تحت نظارت انسان باقی بمانند.
همهچیز را خودکار نکنید
یکی از اشتباهات رایج این است که تصور کنیم هر کاری که قابلیت خودکار شدن دارد، باید خودکار شود.
اتوماسیون هزینه طراحی، پیادهسازی، نگهداری و آموزش دارد. بنابراین باید بررسی کنیم خودکارسازی یک مرحله واقعاً چه ارزشی ایجاد میکند.
اگر یک فعالیت ماهانه فقط پنج دقیقه زمان میگیرد، شاید اتوماسیون آن هیچ توجیه اقتصادی نداشته باشد. اما اگر یک کار روزانه توسط چند نفر انجام میشود و دائماً باعث خطا و تأخیر میشود، ارزش بررسی بسیار بیشتری دارد.
قبل و بعد از اتوماسیون را مقایسه کنید
پیش از اجرای اتوماسیون، وضعیت فعلی را اندازهگیری کنید. این کار کمک میکند بعداً بفهمید پروژه واقعاً موفق بوده یا فقط یک ابزار جدید به مجموعه اضافه شده است.
برای نمونه میتوانید این شاخصها را ثبت کنید:
زمان انجام فرآیند
تعداد افراد درگیر
تعداد خطاها
زمان انتظار
تعداد مراحل دستی
هزینه تقریبی اجرای فرآیند
بعد از اجرای اتوماسیون همین شاخصها را دوباره بررسی کنید. اگر زمان انجام کار از دو ساعت به بیست دقیقه رسیده یا تعداد خطاها به شکل محسوسی کاهش پیدا کرده، میتوان نتیجه پروژه را بهتر ارزیابی کرد.
یک مثال ساده از نقشهبرداری فرآیند
فرض کنید یک شرکت برای هر درخواست مشتری، اطلاعات را از طریق فرم دریافت میکند. کارمند اطلاعات را در اکسل وارد میکند، سپس آن را برای مدیر میفرستد و پس از تأیید مدیر، دوباره اطلاعات برای واحد فروش ارسال میشود.
با نقشهبرداری ممکن است مشخص شود سه مرحله صرفاً برای انتقال یک مجموعه اطلاعات تکرار میشوند.
در این شرایط میتوان فرآیند جدیدی طراحی کرد که اطلاعات فرم مستقیماً وارد سیستم شود، درخواست به فرد مسئول اختصاص پیدا کند و پس از تأیید، مرحله بعد به شکل خودکار ایجاد شود.
نکته مهم این است که اتوماسیون بعد از شناخت فرآیند اتفاق افتاده است، نه قبل از آن.
نقشه فرآیند را با اعضای تیم بررسی کنید
کسی که فقط گزارش مدیریتی فرآیند را دیده، لزوماً تمام جزئیات اجرای آن را نمیداند. کارمندی که هر روز با فرآیند کار میکند، معمولاً مشکلاتی را میبیند که در گزارشها ثبت نشدهاند.
به همین دلیل بهتر است نقشه فرآیند را با افرادی که واقعاً درگیر اجرای آن هستند مرور کنید.
از آنها بپرسید:
کدام مرحله بیشترین زمان را میگیرد؟
کجا مجبور میشوید اطلاعات را دوباره وارد کنید؟
کدام مرحله بیشتر از همه خطا ایجاد میکند؟
اگر بخواهید یک بخش را حذف کنید، کدام بخش را انتخاب میکنید؟
این گفتگوها معمولاً اطلاعات ارزشمندی برای طراحی اتوماسیون ایجاد میکنند.
از نقشه فرآیند به نقشه اتوماسیون
بعد از اینکه فرآیند فعلی کاملاً مشخص شد، میتوان یک مرحله جلوتر رفت و نسخه بهینه آن را طراحی کرد.
در این نسخه باید مشخص شود:
کدام مرحله حذف میشود؟
کدام مرحله خودکار میشود؟
کدام اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل میشود؟
در چه نقاطی همچنان تأیید انسانی لازم است؟
اگر خطایی رخ دهد، سیستم چه واکنشی نشان میدهد؟
این نقشه پایه تصمیمگیری درباره ابزار، نرمافزار، API یا روش اجرای اتوماسیون خواهد بود.
چه زمانی باید از متخصص کمک گرفت؟
اگر فرآیند ساده است، احتمالاً تیم داخلی میتواند نقشه اولیه را تهیه کند. اما زمانی که چند واحد، چند نرمافزار، حجم زیادی از داده یا قوانین پیچیده درگیر هستند، تحلیل تخصصی میتواند از هزینههای اشتباه در مرحله اجرا جلوگیری کند.
در چنین پروژههایی بهتر است قبل از انتخاب ابزار، خود فرآیند بررسی شود. ممکن است بعد از تحلیل مشخص شود اصلاً نیازی به خرید یک نرمافزار جدید نیست و با اصلاح جریان کاری یا اتصال درست ابزارهای فعلی میتوان به نتیجه رسید.
جمعبندی
اتوماسیون موفق از خرید ابزار شروع نمیشود؛ از شناخت دقیق فرآیند شروع میشود.
قبل از اینکه یک کار را خودکار کنید، مسیر فعلی آن را ترسیم کنید، گلوگاهها را پیدا کنید، مراحل غیرضروری را حذف کنید و سپس مشخص کنید کدام بخشها واقعاً ارزش اتوماسیون دارند.
این رویکرد هم هزینه اجرای پروژه را کنترل میکند و هم احتمال اینکه اتوماسیون واقعاً یک مشکل کسبوکار را حل کند افزایش میدهد.
اگر نمیدانید از کجا شروع کنید
اگر در کسبوکار شما چند فرآیند تکراری وجود دارد اما مشخص نیست کدامیک ارزش اتوماسیون دارد، لازم نیست از همان ابتدا سراغ پیادهسازی بروید. ابتدا فرآیندها را بررسی و مستند کنید.
یک مجموعه متخصص میتواند با بررسی جریان واقعی کار، نقاط اتلاف زمان و گلوگاهها را مشخص کند و بعد بر اساس نیاز واقعی، مسیر مناسب برای اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار را پیشنهاد دهد.
در نهایت هدف این نیست که فقط یک فرآیند را «خودکار» کنیم؛ هدف این است که کاری که امروز زمان، هزینه و انرژی زیادی مصرف میکند، سادهتر، قابل اندازهگیریتر و کمخطاتر شود.
قبل از اینکه فرآیندی را خودکار کنید، مطمئن شوید دقیقاً میدانید چه چیزی را قرار است خودکار کنید.
